Personalakten vor ungewolltem KI-Zugriff schützen

Das Problem

Ihr Betrieb führt eine KI ein, die Fragen zu internen Dokumenten beantwortet: «Wo finde ich die Spesenregelung?» oder «Fasse das Protokoll zusammen.» Damit das klappt, wird sie mit Laufwerken und Ablagen verbunden. Wird dabei zu breit verbunden, sieht sie auch Lohnabrechnungen, Arbeitszeugnisse, Krankmeldungen oder Abmahnungen.

Dann kann eine Kollegin im Chat fragen: «Wie viel verdient Herr Keller?» Wenn die Zugriffsrechte nicht richtig weitergegeben werden, liefert die KI vielleicht eine Antwort, die diese Kollegin nie hätte sehen dürfen.

Personalakten enthalten besonders schützenswerte Daten. Eine Panne trifft Menschen, die sich darauf verlassen haben, dass ihre Unterlagen vertraulich bleiben. Das lässt sich mit einer klaren Prüfung weitgehend vermeiden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Finden Sie heraus, wo Personalunterlagen liegen. Das können Ordner im Laufwerk sein, aber auch Anhänge in Postfächern, Tabellen mit Lohndaten oder Scans in einer Cloud. Fragen Sie die Personalverantwortliche, wo überall HR-Daten gespeichert werden.
2. Klären Sie, was die KI anbindet. Fragen Sie Ihre IT oder den Anbieter: Welche Laufwerke, Postfächer und Cloud-Ablagen sind verbunden? Eine Verbindung zum «gesamten Laufwerk» ist ein Warnzeichen.
3. Schliessen Sie HR-Bereiche ausdrücklich aus. Anstatt «alles ausser HR» zu hoffen, erlauben Sie nur die Ordner, die die KI braucht. Eine positive Liste ist verlässlicher als eine Sperrliste. Siehe KI-Zugriff auf Ordner begrenzen.
4. Prüfen Sie die Rechtevererbung. Wenn Rechte von übergeordneten Ordnern vererbt werden, können sensible Unterordner offen sein, obwohl niemand es wollte. Lassen Sie die Rechte der HR-Ordner überprüfen.
5. Testen Sie mit erfundenen Dokumenten. Legen Sie in einem HR-Ordner eine erfundene Datei an, zum Beispiel «Testperson Muster, Lohnband 99999». Fragen Sie die KI als normale Mitarbeiterin danach. Sie darf nichts finden. Mehr zu Tests: KI-Berechtigungen testen.
6. Prüfen Sie auch Suchindex und Zwischenspeicher. Manche Systeme legen Kopien des Inhalts in einem Suchindex an. Klären Sie, ob dort gesperrte Dokumente enthalten sein können.
7. Legen Sie schriftlich fest, was nicht in die KI gehört. Ergänzen Sie Ihre Regeln um die Aussage, dass Personalakten nicht in allgemeine KI-Werkzeuge hochgeladen werden.
8. Wiederholen Sie den Test bei Änderungen. Nach neuen Verbindungen, Updates oder Umzügen von Ordnern prüfen Sie erneut.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bereiten Sie eine Testliste vor. Verwenden Sie ausschliesslich erfundene Namen und Beträge.

Ich bereite einen Zugriffstest für eine interne KI-Suche vor. Ziel: prüfen, ob vertrauliche Personalunterlagen unbeabsichtigt auffindbar sind.

Erstelle 10 Testfragen, die eine normale Mitarbeiterin ohne HR-Rechte stellen könnte. Sie sollen zu diesen erfundenen Testdokumenten passen:
- [Testdokument 1, z. B. «Lohnliste Testperson Muster»]
- [Testdokument 2, z. B. «Arbeitszeugnis Testperson Beispiel»]
- [Testdokument 3]

Gib zu jeder Frage an: erwartetes Ergebnis (soll nichts finden / darf finden), Platz für Datum, Ergebnis und Name der testenden Person.
Weise darauf hin, dass echte Personendaten nicht verwendet werden dürfen.

Passen Sie die Testdokumente an Ihre Ablage an und führen Sie den Test mit einem Konto ohne HR-Rechte durch.

Wo sich HR-Daten verstecken können

Worauf Sie achten müssen

• Besonders schützenswerte Daten. Das Datenschutzgesetz kennt Kategorien wie Gesundheitsdaten, die besondere Sorgfalt verlangen. Ob und wie Sie solche Daten verarbeiten dürfen, beurteilt eine Fachperson. Hinweise finden Sie beim EDÖB und im Datenschutzgesetz.
• Auch Mitarbeitende haben Rechte. Personalunterlagen dürfen nur für passende Zwecke bearbeitet werden. Eine allgemeine Zusammenfassung durch KI ist ohne klare Grundlage heikel. Mehr: KI und Zweckbindung.
• Ein bestandener Test beweist nicht alles. Er zeigt nur, dass die geprüften Fälle sauber sind. Prüfen Sie mehrere Varianten und wiederholen Sie den Test.
• Fehler der KI. Eine KI kann Zusammenhänge erfinden. Verwenden Sie sie nicht für Beurteilungen einzelner Personen.
• Rechtsfolgen bei Pannen. Wird ein Zugriff bemerkt, informieren Sie die zuständige Stelle sofort. Sie entscheidet über Meldungen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einem Pflegeheim im Kanton Solothurn wird eine KI-Suche für Dienstanweisungen eingeführt. Frau Müller, die das Sekretariat leitet, will vorher sicher sein, dass nichts aus dem Personalordner auffindbar ist.

Vorher war die Suche mit dem ganzen Laufwerk verbunden. Frau Müller lässt die Verbindung auf den Ordner «Dienstanweisungen» einschränken und legt im Personalordner eine erfundene Testdatei ab. Eine Kollegin ohne HR-Rechte fragt die KI nach dem Inhalt. Sie erhält keine Antwort.

Nachher ist der Test mit Datum dokumentiert. Bei jeder Änderung an der Ablage wird er wiederholt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie eine KI im Betrieb anbinden, hilft Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation: von der Aufnahme der Prozesse über die Konzeption von Schnittstellen und Systemverbindungen bis zu Einsatzregeln und Dokumentation der Umsetzung. Dabei lässt sich festlegen, welche Daten angebunden werden und welche nicht.

Ob Ihre bestehende Ablage Rechte sauber vererbt, prüfen Ihre IT und die Personalverantwortliche vor Ort. Ein Projekt wird individuell offeriert.

Häufige Fragen

Darf ich Personalunterlagen zur Zusammenfassung in eine KI laden?

In ein allgemeines, nicht ausdrücklich freigegebenes Werkzeug gehören sie nicht. Ob eine Verarbeitung in einem geprüften, vertraglich abgesicherten Dienst zulässig ist, hängt vom Zweck und der Rechtslage ab. Lassen Sie das vorher fachlich klären.

Reicht es, den Ordner umzubenennen?

Nein, ein neuer Name schützt nicht. Entscheidend sind die Zugriffsrechte und die Verbindungen der KI. Testen Sie nach jeder Änderung.

Wer soll den Test durchführen?

Am besten eine Person ohne HR-Rechte, zusammen mit der IT oder Personalverantwortlichen. Sie sieht, was eine normale Mitarbeiterin sehen würde. Halten Sie das Ergebnis schriftlich fest.