Welche KI passt zu welcher Büroaufgabe?

Das Problem

Im Büro fallen jeden Tag ähnliche Aufgaben an: E-Mails beantworten, Sitzungen protokollieren, Listen nachführen, Informationen suchen, Briefe schreiben. Für fast alles wird inzwischen ein KI-Assistent angepriesen – oft gleich mehrere.

Die Auswahl ist verwirrend. ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude, Perplexity, Le Chat: Jeder Anbieter behauptet, besonders gut zu sein. Ranglisten im Internet widersprechen sich und messen meist Dinge, die mit Ihrem Büroalltag wenig zu tun haben.

Wer wahllos ausprobiert, verliert Zeit und zahlt am Ende vielleicht für zwei Abos, die dasselbe können.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

Mit diesem Vorgehen finden Sie in ein bis zwei Wochen heraus, was zu Ihrem Büro passt.

1. Ihre fünf häufigsten Aufgaben notieren. Schreiben Sie auf ein Blatt, was Sie wöchentlich mehrfach erledigen, etwa «Kundenanfragen beantworten» oder «Sitzungsnotizen ins Reine schreiben».
2. Ihre Programme festhalten. Arbeiten Sie mit Microsoft 365 (Word, Outlook, Teams) oder mit Google (Gmail, Google Docs)? Das ist eine der wichtigsten Weichen, weil die Assistenten dieser Anbieter direkt in ihre Programme eingebaut sind.
3. Datenregeln klären. Fragen Sie die Geschäftsleitung: Dürfen Kundendaten in eine KI? Falls nein, testen Sie nur mit erfundenen oder anonymisierten Beispielen.
4. Zwei bis drei Kandidaten auswählen. Nutzen Sie dafür die Tabelle unten. Mehr als drei verwirren eher, als dass sie helfen.
5. Mit denselben Beispielen testen. Geben Sie jedem Assistenten genau dieselbe Aufgabe. Eine fertige Vorlage dafür bietet die Testvorlage für den KI-Modellvergleich.
6. Ergebnisse bewerten. Vergeben Sie pro Aufgabe einfache Noten: Stimmt der Inhalt? Passt der Ton? Wie viel mussten Sie nachbessern?
7. Einen Hauptassistenten wählen. Für die meisten Büros genügt ein Hauptwerkzeug plus allenfalls ein zweites für Recherche.
8. Nach drei Monaten wieder prüfen. Die Anbieter ändern Modelle und Preise oft. Ein kurzer Wiederholungstest zeigt, ob Ihre Wahl noch stimmt.

Welche Aufgabe passt wozu? (Stand Oktober 2026)

Diese Tabelle ist eine Orientierung, kein Testergebnis. Wie gut ein Assistent bei Ihnen abschneidet, zeigt nur Ihr eigener Versuch. Für einzelne Aufgaben finden Sie Vertiefungen, etwa Welche KI eignet sich für E-Mails? oder Welche KI fasst Dokumente zusammen?.

Vorlage zum Kopieren

Diesen Auftrag geben Sie in jeden Kandidaten ein. So erhalten Sie direkt vergleichbare Ergebnisse.

Ich arbeite im Büro eines Schweizer [Branche]-Betriebs.
Aufgabe: [eine Ihrer fünf häufigsten Aufgaben, z. B. eine Kundenanfrage
zu Lieferfristen freundlich beantworten].
Hier ist das Ausgangsmaterial (anonymisiert): [Text einfügen].
Anforderungen:
- Anrede «Sie», Schweizer Schreibweise mit «ss»
- höchstens [Anzahl] Sätze
- keine Angaben erfinden; fehlt etwas, schreibe [FEHLT: …]
Liefere nur den fertigen Text, ohne Erklärungen.

Ändern Sie nur die Aufgabe und das Material, nicht die Anforderungen – sonst vergleichen Sie Äpfel mit Birnen.

Worauf Sie achten müssen

• Gratis heisst nicht gleich. Kostenlose Versionen haben oft Nutzungslimits und andere Datenschutzregeln als Geschäftsversionen.
• Kein Kundendaten-Test. Testen Sie mit erfundenen oder unkenntlich gemachten Beispielen, solange keine Geschäftsvereinbarung besteht.
• Fehler sind normal. Alle Assistenten erfinden gelegentlich Fakten, sogenannte Halluzinationen. Wer am wenigsten erfindet, ist bei Ihnen vielleicht der richtige.
• Anbieterwechsel einplanen. Speichern Sie Ihre guten Aufträge ausserhalb des Assistenten, damit ein Wechsel nicht alles zunichtemacht.
• Mitarbeitende einbeziehen. Wer täglich damit arbeitet, sollte beim Test mitbewerten.
• Strukturiert entscheiden. Eine systematische Liste mit Kriterien bietet die Auswahlcheckliste für KMU.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Sanitärbetrieb im Berner Seeland mit acht Mitarbeitenden arbeitet mit Microsoft 365. Die Büroleiterin nutzte privat ChatGPT und überlegte, ob der Betrieb ein Abo dafür kaufen soll.

Vorher: Sie kopierte Kundenanfragen aus Outlook in ChatGPT und zurück – umständlich und ohne geklärte Datenregeln.

Nachher: Sie notiert ihre fünf Hauptaufgaben und testet ChatGPT, Copilot Chat mit dem Geschäftskonto und Claude mit anonymisierten Beispielen. Bei Briefen liegen die Ergebnisse nahe beieinander. Den Ausschlag gibt, dass Copilot direkt in Outlook arbeitet und über das bestehende Microsoft-Konto des Betriebs läuft. Für gelegentliche Recherche bleibt sie bei der kostenlosen Version von Perplexity ohne Kundendaten.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit ein Test aussagekräftig ist, müssen Sie wissen, wie man Aufgaben klar formuliert und Ergebnisse prüft. Die Kurse unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben bei absofort setzen bei konkreten Tätigkeiten an: Bürokommunikation mit Copilot und Google Workspace, Kundenservice, Excel und Dashboards, mehrsprachige Kommunikation.

Sie wählen den Kurs, der zu Ihrer häufigsten Aufgabe passt, und üben dort mit Praxisaufgaben und KI-Lerncoach.

Häufige Fragen

Sind die bezahlten Versionen deutlich besser?

Bezahlte Versionen bieten meist leistungsfähigere Modelle, höhere Limits und mehr Funktionen wie Datei-Uploads. Ob sich das für Sie lohnt, hängt davon ab, wie oft Sie an Grenzen stossen. Testen Sie zuerst die kostenlose Fassung mit Ihren echten Aufgaben.

Können wir im Team verschiedene Assistenten nutzen?

Das ist möglich, macht Regeln und Schulung aber aufwendiger. Für ein KMU ist ein gemeinsamer Hauptassistent mit klaren Datenregeln meist einfacher. Ausnahmen für spezielle Aufgaben können Sie bewusst festlegen.

Warum liefern verschiedene KIs so unterschiedliche Antworten?

Jeder Anbieter trainiert eigene Sprachmodelle mit anderen Daten und Vorgaben. Zudem enthält jede Antwort einen Zufallsanteil. Deshalb lohnt es sich, mehrere Beispiele pro Aufgabe zu testen statt nur eines.

Gibt es auch Schweizer oder europäische Alternativen?

Ja, zum Beispiel Le Chat des französischen Anbieters Mistral oder offene Modelle, die europäische und Schweizer Einrichtungen veröffentlichen. Für den Büroalltag sind sie unterschiedlich ausgereift. Beziehen Sie sie in den Test ein, wenn Ihnen der Anbieterstandort wichtig ist.