Hosting oder Cloud-Speicher: Was brauche ich wofür?

Das Problem

Frau Müller führt das Sekretariat einer Physiotherapiepraxis in Rapperswil. Die Praxis hat eine Website, E-Mail-Adressen mit eigener Domain und eine gemeinsame Ablage für Behandlungsunterlagen und Verwaltung. Als der IT-Dienstleister erwähnt: «Der Speicher ist fast voll», fragt sie sich: Welcher Speicher? Der für die Website? Für die E-Mails? Für die Dokumente? Und warum gibt es überhaupt verschiedene?

Verwechslungen sind häufig, und sie haben Folgen. Wer Dateien im Website-Verzeichnis ablegt, riskiert, dass sie öffentlich auffindbar sind. Wer die Website in einem Büro-Speicher vermutet, findet sie nicht, wenn etwas schiefgeht. Und wer Backups verwechselt, merkt zu spät, dass nichts gesichert wurde.

Beide Dienste speichern Daten, aber für verschiedene Zwecke, mit verschiedenen Zugriffen und Sicherheitsanforderungen. Hier die Unterschiede in einfacher Sprache.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Die Zwecke trennen. Schreiben Sie auf, was Sie speichern: die Website (Seiten, Bilder), E-Mails (Postfächer), Bürodateien (Dokumente, Tabellen, Scans), Branchendaten (Patientendaten, Kundendaten). Jedes gehört an einen passenden Ort.

1. Hosting verstehen. Hosting bedeutet, dass ein Anbieter Ihre Website auf seinen Servern bereitstellt, damit sie im Internet erreichbar ist. Oft gehören E-Mail-Postfächer unter Ihrer Domain dazu. Die Daten sind dort für den Betrieb der Website und der Postfächer da, nicht als Büroablage.

1. Cloud-Speicher verstehen. Ein Cloud-Speicher ist ein Online-Ordner für Dateien, die Sie ablegen, mit anderen teilen und von verschiedenen Geräten öffnen. Der Zugriff ist geschützt und auf Personen beschränkt.

1. Zuordnung prüfen. Welche Daten liegen heute wo? Liegen Bürodokumente im Website-Hosting, etwa «zum schnellen Teilen»? Liegen Website-Dateien nur auf einem privaten Laptop?

1. Zugriff und Sichtbarkeit klären. Alles im Website-Hosting kann je nach Einstellung über das Internet abrufbar sein. Bürodateien sollen dort nicht liegen. Cloud-Speicher ist für geschlossene Gruppen gedacht, mit Rechten pro Person.

1. Sicherung prüfen. Wie werden Website, E-Mails und Dateien gesichert? Oft sind es drei getrennte Sicherungen. Fragen Sie jeden Anbieter. Siehe Synchronisierung oder Backup.

1. Verantwortung festhalten. Wer ist Ansprechperson für Website und E-Mail beim Hosting-Anbieter, wer für Dateiablage und Cloud-Dienste? Notieren Sie Anbieter, Kontakt und Zuständigkeit.

1. Datenschutz prüfen. Wo liegen die Daten, wer hat Zugriff, welche Verträge gelten? Siehe Cloud-Datenschutz für Schweizer KMU. Besonders heikle Daten wie Patientendaten gehören nicht ohne Prüfung in eine Allzweckablage.

1. Ordnung schaffen. Verschieben Sie fehlplatzierte Dateien an den richtigen Ort und halten Sie die Zuordnung in einer Übersicht fest.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie sich eine Übersicht «Was liegt wo» und Fragen an Ihre Anbieter entwerfen:

Wir sind ein [Branche]-Betrieb in der Schweiz mit [Anzahl] Mitarbeitenden. Wir haben: eine Website bei [Hosting-Anbieter oder «unbekannt»],
E-Mail unter eigener Domain bei [Anbieter oder «unbekannt»], eine Dateiablage bei [Cloud-Dienst oder lokal].
Erstelle: 1. eine Übersichtstabelle «Datenart, richtiger Speicherort, Zugriff, Sicherung, Ansprechperson»,
2. Fragen an den Hosting-Anbieter und den Cloud-Anbieter (Backup, Wiederherstellung, Datenstandort, Zugriff, Verträge, Kündigung und Datenexport),
3. Warnzeichen, dass Dateien am falschen Ort liegen, 4. eine Checkliste zum Aufräumen. Verwende einfache Sprache und Schweizer Rechtschreibung
und markiere Annahmen mit [prüfen].

Ergänzen Sie Ihre Angaben. Beantworten lässt sich die Tabelle nur mit den Angaben Ihrer IT und Ihrer Anbieter.

Worauf Sie achten müssen

• Öffentlich zugängliche Dateien: Dateien im Website-Verzeichnis können über das Internet erreichbar sein, auch ohne dass Sie sie verlinken. Legen Sie dort nichts Vertrauliches ab.
• Sicherung nicht verwechseln: Das Backup der Website ersetzt keine Sicherung der Bürodateien und umgekehrt. Prüfen Sie jeden Bereich.
• E-Mail-Postfächer brauchen Platz: Grosse Anhänge füllen Speicher. Wenn der Platz knapp wird, kann das E-Mail-Postfach statt der Dateiablage voll sein.
• Datenschutz und Zugriff: Hosting-Zugänge verwalten Webauftritt und E-Mail. Schützen Sie sie mit starken Passwörtern und einer zweiten Anmeldestufe, und teilen Sie sie nur mit Berechtigten.
• Anbieterwechsel: Wer Website, E-Mail und Ablage beim selben Anbieter bündelt, ist stark abhängig. Wer sie trennt, hat mehr Aufwand. Wägen Sie ab. Siehe Anbieterwechsel vorbereiten.
• Domain gehört Ihnen: Klären Sie, auf wen Ihre Domain registriert ist. Ohne Zugang zur Domain sind Website und E-Mail gefährdet.
• Persönliche Konten: Zugänge sollten nicht an einer einzelnen Person hängen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Physiotherapiepraxis in Rapperswil erstellt eine Übersicht. Die Website und E-Mail liegen bei einem Hosting-Anbieter, die Bürodateien in einem Cloud-Dienst, die Patientendaten in der Praxissoftware. Beim Aufräumen entdeckt Frau Müller im Website-Verzeichnis einen Ordner mit Formularvorlagen und einer Teilnehmerliste eines Kurses, die dort «zum Teilen» abgelegt wurde.

Vorher: Eine Teilnehmerliste mit Namen im Website-Verzeichnis, abrufbar für jeden, der die Adresse kennt. Nachher: Frau Müller entfernt die Datei sofort, lässt vom Hosting-Anbieter prüfen, ob sie abgerufen wurde, und teilt Dokumente künftig nur über den Cloud-Speicher. Der Vorfall wird dokumentiert, und die Praxis klärt mit einer Fachperson, ob eine Meldung nötig ist. Die Übersicht «Was liegt wo» hängt im Intranet.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Website und E-Mail unter eigener Domain bietet Alpasana mit modernhosting eine Hosting-Plattform an. Das Angebot von modernhosting umfasst laut Beschreibung Business-Webhosting und E-Mail für eine eigene Domain, ein eigenentwickeltes Power Panel für Hosting, DNS, E-Mail, Backups und Sicherheit, tägliche Backups mit zusätzlichen getrennten Sicherungen und Wiederherstellung im Panel sowie persönliche Begleitung beim Umzug von Website und E-Mail. Die Server stehen in Nürnberg, Backups zusätzlich in der Schweiz.

Bürodateien gehören dagegen in eine Dateiablage Ihrer Wahl, nicht in das Website-Hosting.

Häufige Fragen

Kann ich Bürodateien im Webhosting ablegen?

Technisch ja, aber nicht empfehlenswert. Webhosting ist für den Betrieb der Website gedacht. Dateien dort können öffentlich erreichbar sein und sind schwer mit Rechten zu verwalten.

Brauche ich für E-Mail ein eigenes Hosting?

Nicht unbedingt. E-Mail unter Ihrer Domain kann beim Hosting-Anbieter oder bei einem Cloud-Büropaket liegen. Wichtig ist, dass Sie wissen, wo, und die Zugänge verwalten. Siehe Firmen-E-Mail mit eigener Domain.

Wie erkenne ich, welcher Speicher voll ist?

Fragen Sie Ihren IT-Partner oder schauen Sie in den Verwaltungsbereichen von Hosting und Cloud-Dienst nach der Auslastung. Die Meldung nennt oft den Dienst.