Welche meiner Aufgaben könnte KI verändern?

Kurz gesagt: Zerlegen Sie Ihren Arbeitstag in konkrete Tätigkeiten und prüfen Sie jede einzeln. KI kann bei einem Teil helfen, während Rückfragen, Beziehungen, Ausnahmen und Freigaben weiterhin menschliche Arbeit verlangen.

Das Problem

Die Aussage «KI verändert Ihren Beruf» bleibt so allgemein, dass Sie daraus kaum einen nächsten Schritt ableiten können. Im Sekretariat besteht die Arbeit schliesslich aus Schreiben, Absprechen, Nachfragen und Entscheiden. Diese Tätigkeiten haben unterschiedliche Voraussetzungen.

Eine Aufgabenübersicht macht die Diskussion greifbar. Sie zeigt, wo Sie einen Entwurf ausprobieren könnten und wo Erfahrung oder persönlicher Kontakt besonders wichtig sind. Dabei geht es zunächst um Arbeitsabläufe, nicht um eine Bewertung von Personen oder eine Vorhersage über Stellen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie eine Tabelle und sammeln Sie Tätigkeiten aus einem gewöhnlichen Arbeitstag. Schreiben Sie konkrete Verben wie «Termin bestätigen» oder «fehlende Angaben nachfragen». Die Sammelbezeichnung «Administration» ist für eine brauchbare Prüfung zu breit.

1. Beschreiben Sie für jede Tätigkeit den Anfang und das gewünschte Ende. Notieren Sie, welche Unterlagen eingehen und woran Sie ein korrektes Ergebnis erkennen. Halten Sie auch fest, wer anschliessend mit diesem Ergebnis weiterarbeitet.

1. Kennzeichnen Sie die nötigen Daten und Besonderheiten. Fragen Sie, ob vertrauliche Angaben, Erfahrungswissen oder persönliche Abstimmung erforderlich sind. Schreiben Sie typische Ausnahmen daneben, denn gerade diese fehlen häufig in vereinfachten Beschreibungen eines Berufs.

1. Lassen Sie die KI die bereinigte Liste vorsichtig ordnen. Verwenden Sie Kategorien wie «Entwurf denkbar», «nur Vorbereitung» und «menschliche Bearbeitung nötig». Verlangen Sie zu jeder Zuordnung einen Grund und eine Rückfrage bei fehlenden Angaben.

1. Besprechen Sie die Vorschläge mit den tatsächlich beteiligten Personen. Prüfen Sie, ob Arbeit nur an eine andere Stelle verschoben würde. Ein schnell erstellter Entwurf bringt wenig, wenn die zuständige Kollegin ihn vollständig neu zusammensetzen muss.

1. Wählen Sie einen kleinen, überprüfbaren Versuch. Legen Sie vorher fest, welche Qualität nötig ist und wer freigibt. Bewahren Sie Ihre Ausgangsliste auf und ändern Sie Einschätzungen erst, wenn praktische Erfahrungen dafür sprechen.

Welche Teile gehören zusammen?

Nehmen Sie die Aufgabe «Kundenanfrage beantworten». Dahinter können das Lesen, das Erkennen fehlender Informationen, eine interne Rückfrage und das Formulieren der Antwort stehen. Die KI könnte einen Textentwurf vorbereiten, während die Klärung einer Lieferzusage bei der zuständigen Person bleibt.

Tragen Sie auch unsichtbare Arbeit ein: beruhigen, zwischen Beteiligten vermitteln, ungewöhnliche Fälle erkennen und nachfassen. Wenn diese Teile fehlen, wirkt eine Tätigkeit leichter automatisierbar, als sie im Alltag ist. Fragen Sie daher ausdrücklich, was schiefgehen könnte, obwohl ein fertiger Text korrekt aussieht.

Eine hilfreiche Übersicht enthält keine pauschalen Prozentwerte zur Ersetzbarkeit. Sie hält fest, welcher Arbeitsschritt unter welchen Bedingungen unterstützt werden könnte. Erst ein kontrollierter Versuch zeigt, ob sich diese Idee im eigenen Ablauf bewährt und welche neue Kontrollarbeit daraus entsteht.

Vorlage zum Kopieren

Analysiere diese Tätigkeiten, nicht die betroffenen Personen:
[bereinigte Aufgabenliste]
Beschreibe je Aufgabe Eingabe, Ergebnis und typische Ausnahme.
Ordne vorsichtig zu: Entwurf denkbar, nur Vorbereitung,
oder menschliche Bearbeitung nötig.
Nenne Voraussetzungen, Kontrollaufwand und offene Fragen.
Erfinde keine Zeitersparnis oder Aussagen über den Wegfall von Stellen.

Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch Ihren eigenen, bereinigten Übungsfall und lesen Sie die Ausgabe vor jeder Verwendung vollständig durch.

Welche Spalten helfen beim ersten Überblick?

Halten Sie die Übersicht einfach genug, dass eine Kollegin sie ohne Erklärung ergänzen kann. Eine kurze Tabelle mit konkreten Tätigkeiten ist oft hilfreicher als eine lange Liste vermeintlich gefährdeter Berufsbezeichnungen.

Besprechen Sie besonders die letzte Spalte. Sie macht sichtbar, welcher Aufwand auch nach einer technischen Unterstützung vorhanden bleibt oder neu entsteht. Aktualisieren Sie diese Einträge anhand echter Erfahrungen aus dem Versuch.

Worauf Sie achten müssen

• Eine KI-Einschätzung zur Tätigkeit ist keine Personalbeurteilung. Verwenden Sie keine Namen, Leistungsdaten oder Bewertungen von Mitarbeitenden in einer allgemeinen Aufgabenanalyse.
• Beziehen Sie Betroffene ein, bevor Sie Abläufe verändern. Ihre Erfahrung kann Übergaben und Ausnahmen sichtbar machen, die in einer schriftlichen Liste fehlen.
• Prüfen Sie datenschutzrechtliche und andere betriebliche Anforderungen vor einem echten Einsatz fachlich. Ein technisch möglicher Entwurf ist noch keine Freigabe für automatisches Handeln.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein fiktives Beispiel: Frau Müller in einer Treuhand im Aargau möchte wissen, was KI an ihrer Korrespondenz ändern könnte. Zunächst schreibt sie nur «Kundenbetreuung» auf. Im Gespräch mit einer Kollegin zerlegt sie den Begriff in Rückfragen, Terminabsprachen und fachliche Auskünfte.

Für neutrale Terminbestätigungen erscheint ein Entwurf sinnvoll. Fachliche Aussagen und Auskünfte zu einzelnen Dossiers bleiben bei den zuständigen Personen. Die entstandene Übersicht gibt dem Betrieb einen begrenzten Versuchsbereich und macht zugleich sichtbar, welche menschlichen Aufgaben weiterhin eingeplant werden müssen.

So hilft Ihnen Alpasana

Alpasana nimmt Prozesse auf, analysiert KI-Potenziale und unterstützt die Priorisierung. Ihre Aufgabenübersicht kann den Ausgangspunkt bilden, um passende Vorhaben und einen nachvollziehbaren Umsetzungsplan zu besprechen. Das Angebot finden Sie unter KI-Beratung und digitale Transformation.

Zur Vertiefung: Mehr zu menschliche Fähigkeiten KI und Mehr zu erste KI Aufgabe auswählen.

Häufige Fragen

Muss ich meinen ganzen Arbeitstag messen?

Für die erste Übersicht genügt eine nachvollziehbare Sammlung typischer Tätigkeiten. Wenn später ein konkreter Nutzen geprüft werden soll, können Sie für ausgewählte Abläufe tatsächliche Zeiten erfassen.

Wie gehe ich mit seltenen Aufgaben um?

Nehmen Sie seltene, aber folgenreiche Aufgaben ausdrücklich auf. Ihre Bedeutung hängt nicht nur davon ab, wie oft sie vorkommen, sondern auch davon, was bei einem Fehler passieren würde.

Soll ich die Liste mit der Führung teilen?

Eine gemeinsam besprochene Aufgabenliste kann die Planung erleichtern. Kennzeichnen Sie sie als vorläufige Prozessübersicht und erklären Sie, welche Annahmen noch durch einen Versuch geprüft werden müssen.