Nach der Veränderung zurück im alten Trott: Mit KI nachfragen

Das Problem

Vor drei Monaten hat das Team von Frau Berger die Auftragsbearbeitung auf ein neues System umgestellt. Die Schulung war gut, alle waren motiviert. Heute stellt sie fest: Viele Aufträge laufen wieder über Excel-Listen und E-Mails, das System wird nur halb genutzt. Sie ist enttäuscht und fragt sich, ob das Team nicht will oder nicht kann.

Nach Veränderungen kann es vorkommen, dass Menschen zu alten Abläufen zurückkehren. Neue Arbeitsweisen können anfangs aufwendiger sein, besonders unter Zeitdruck. Mögliche Erklärungen sind praktische Hindernisse, fehlende Unterstützung oder andere Gründe; fragen Sie nach, statt ein Motiv zu unterstellen. Der Rückfall kann ein Hinweis darauf sein, dass etwas im Umfeld nicht passt.

Statt zu appellieren oder zu kontrollieren, lohnt sich eine Ursachenklärung: Was hindert uns im Alltag? Was fehlt? Welche Regeln, Werkzeuge und Anreize wirken gegen die Veränderung? KI kann Fragen und eine Analysevorlage vorbereiten; die Antworten kommen vom Team.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie den Rückfall sachlich. Notieren Sie, was konkret geschieht: «Aufträge werden zu etwa einem Drittel wieder über Excel erfasst.» Vermeiden Sie Wertungen wie «Das Team blockiert».
2. Sammeln Sie Hypothesen. Welche Ursachen könnten dahinterstehen? Zeitdruck, technische Probleme, unklare Regeln, fehlende Schulung, fehlender Nutzen, Gewohnheit, Druck von Kunden.
3. Lassen Sie die KI eine Ursachenvorlage entwerfen. Verwenden Sie die Vorlage unten. Sie liefert Fragen und ein Raster, geordnet nach Person, Prozess, Werkzeug, Regeln und Umfeld.
4. Fragen Sie das Team. Führen Sie ein Gespräch oder eine kurze Umfrage und lassen Sie anonyme Rückmeldungen zu. Hören Sie zu, ohne zu rechtfertigen.
5. Sortieren Sie die Antworten. Ordnen Sie sie in Gruppen und gewichten Sie, was am häufigsten genannt wird. Trennen Sie, was Sie ändern können und was nicht.
6. Beheben Sie die wichtigsten Hindernisse. Wählen Sie ein bis drei Punkte, zum Beispiel eine technische Störung, eine unklare Regel oder fehlende Zeit zum Üben. Setzen Sie Verantwortliche und Termine.
7. Prüfen Sie nach einigen Wochen. Hat sich die Nutzung verändert? Was funktioniert, was nicht? Passen Sie die Massnahmen an.

Vorlage zum Kopieren

Mein Team ist nach einer Umstellung in alte Abläufe zurückgefallen.
Veränderung (allgemein): [z. B. Umstellung auf ein neues System für die Auftragsbearbeitung]
Beobachtung (sachlich, ohne Namen): [z. B. Ein Teil der Aufträge wird wieder über Listen und E-Mails erfasst]
Entwirf eine Ursachenanalyse mit zwölf offenen Fragen an das Team, gegliedert nach:
Kenntnisse und Können, Prozess und Ablauf, Werkzeug und Technik, Regeln und Verbindlichkeit,
Zeit und Priorität, Umfeld und Kundschaft.
Die Fragen sollen nicht suggestiv sein und niemanden beschuldigen.
Ergänze eine Tabelle zum Sortieren der Antworten und drei Hinweise, wie ich Rückmeldungen aufnehme,
ohne mich zu verteidigen. Keine Namen, keine Diagnosen.

Passen Sie die Beschreibung an. Interne Details, Namen und Kundendaten gehören nicht in öffentliche KI-Dienste.

Mögliche Hindernisse und Reaktionen

Worauf Sie achten müssen

• Nicht vorschnell beschuldigen. Kontrolle und Vorwürfe verstärken Rückzug. Fragen Sie zuerst nach Gründen.
• Manchmal ist das Neue nicht gut. Rückfall kann zeigen, dass die Lösung Schwächen hat. Prüfen Sie, ob Anpassungen nötig sind.
• Verbindlichkeit klären. Wenn alte und neue Wege nebeneinander existieren, gibt es keinen Grund für den Wechsel. Legen Sie fest, ab wann der alte Weg nicht mehr gilt.
• Unterstützung sichern. Neue Arbeitsweisen brauchen Zeit, Übung und Ansprechpersonen. Planen Sie sie ein.
• Keine vertraulichen Daten in KI-Dienste. Beschreiben Sie Systeme und Abläufe allgemein. Interne Daten, Namen und Kundeninformationen gehören nicht in öffentliche KI-Dienste.
• Überlastung. Wenn ein Team dauerhaft unter Druck steht, ist Rückfall oft ein Symptom. Besprechen Sie Belastung offen und verweisen Sie bei Bedarf auf betriebliche Anlaufstellen. In akuten Krisen erreicht man die Dargebotene Hand unter 143.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein fiktives Beispiel: Ein Gewerbebetrieb im Kanton St. Gallen hat die Zeiterfassung auf eine App umgestellt. Nach zwei Monaten schreiben viele Monteure ihre Stunden wieder auf Zettel. Der Inhaber vermutet Bequemlichkeit.

Mit KI bereitet er zwölf offene Fragen vor und führt eine kurze, anonyme Umfrage durch. Die Antworten zeigen: Auf Baustellen ohne Netz funktioniert die App nicht zuverlässig, die Eingabe dauert zu lange, und niemand weiss, wen man bei Problemen fragt. Der Inhaber sorgt für eine Offline-Lösung, benennt eine Ansprechperson und vereinfacht die Eingabe.

Vorher sah er einen Verhaltensmangel, nachher Hindernisse im Alltag. Nach sechs Wochen nutzen fast alle die App. Wie man Abschied von alten Arbeitsweisen begleitet, zeigt Abschied von der alten Arbeitsweise.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Mitarbeitende zu alten Abläufen zurückkehren, kann eine Prüfung der Prozesse und digitalen Workflows Ansatzpunkte zeigen; Alpasanas Beratung zu KI und digitaler Transformation umfasst auch Automatisierungen und die Dokumentation der Umsetzung. Die Klärung der Ursachen im Team bleibt Führungsarbeit.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es, bis sich neue Abläufe festigen?

Das hängt von Veränderung, Team und Rahmen ab. Eine feste Dauer lässt sich nicht nennen. Planen Sie Übung, Begleitung und Nachfassen über mehrere Wochen bis Monate ein.

Soll ich den alten Weg verbieten?

Wenn der neue Weg funktioniert und Unterstützung vorhanden ist, ist eine klare Regel sinnvoll. Prüfen Sie vorher, ob Hindernisse beseitigt sind, sonst entstehen Umgehungen.

Kann KI die Ursachen für mich herausfinden?

Nein. Sie kann Fragen und Raster vorbereiten. Die Ursachen kennt nur Ihr Team.