Wie findet die KI die richtige Seite zu einer Textstelle?

Das Problem

Ihre KI-Suche antwortet: «Die Kündigungsfrist beträgt drei Monate.» Wunderbar, aber stimmt das? Sie möchten die Stelle im Originaldokument nachlesen, um sicher zu sein, bevor Sie es einem Kunden schreiben. Doch die Antwort nennt keine Quelle, oder nur «Vertragsbedingungen.pdf» ohne Seite. Bei 80 Seiten ist das Suchen mühsam.

Eine KI-Antwort ist nur so nützlich, wie sie sich überprüfen lässt. Gerade bei Fristen, Preisen und Vorschriften will niemand blind vertrauen. Eine genaue Fundstelle, also Datei, Seite und Kapitel, macht aus einer Behauptung eine Antwort mit Beleg.

Die Fundstelle entsteht aber nicht von selbst. Beim Einlesen wird der Text in Abschnitte zerschnitten, und dabei geht die Information, woher ein Stück stammt, verloren, wenn sie nicht ausdrücklich mitgespeichert wird. Die Lösung ist eine Frage der Vorbereitung und gut machbar.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel festlegen: Entscheiden Sie, wie genau die Quelle sein soll: Datei, Seite, Kapitel oder sogar Absatz. Für die meisten Betriebe genügen Datei, Seite und Kapitelüberschrift.
2. Format der Dokumente prüfen: Bei PDF-Dateien sind Seiten vorhanden und lassen sich beim Auslesen mitgeben. Bei Word-Dateien gibt es keine feste Seitenzahl, denn die Seiten hängen von Schrift und Drucker ab. Dort sind Kapitelüberschriften und Nummern die bessere Fundstelle.
3. Seite beim Auslesen mitführen: Lesen Sie PDF-Dateien seitenweise ein und speichern Sie die Nummer der Seite mit jedem Abschnitt. Siehe PDF-Text auslesen für die KI-Suche.
4. Seitenzahl unterscheiden: Die Nummer im PDF-Betrachter (zum Beispiel Seite 7 von 80) kann von der gedruckten Seitenzahl (zum Beispiel Seite 3 nach dem Titelblatt) abweichen. Speichern Sie, wenn nötig, beide und entscheiden Sie, welche angezeigt wird.
5. Abschnitte über Seitengrenzen beachten: Ein Abschnitt kann auf einer Seite beginnen und auf der nächsten enden. Speichern Sie dann Anfangs- und Endseite.
6. Kapitelüberschrift mitgeben: Speichern Sie die zuletzt gesehene Überschrift. Sie ist für Menschen oft die bessere Orientierung als die Seitenzahl.
7. Link oder Pfad hinterlegen: Speichern Sie, wo die Originaldatei liegt, damit die Antwort einen Verweis anbieten kann. Bei PDF-Dateien lässt sich oft direkt zu einer Seite springen. Das hängt vom Anzeigeprogramm ab.
8. Anzeige gestalten: Die Antwort nennt die Quelle immer sichtbar, zum Beispiel «Quelle: Allgemeine Bedingungen, Seite 14, Kapitel Kündigung».
9. Stichproben machen: Prüfen Sie 20 Antworten. Stimmt die Seite? Steht die Aussage dort wirklich? Siehe Quellentreue prüfen.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir zu prüfen, ob die Quellenangaben einer KI-Suche stimmen. Deutsch (Schweiz), einfache Sprache.
Antwort der KI: [Antwort einfügen]
Angegebene Quelle: [Dateiname, Seite, Kapitel]
Originaltext der Seite: [Text der Seite einfügen, anonymisiert]
Aufgabe: 1. Prüfe, ob jede Aussage der Antwort im Originaltext steht. Zitiere die Stelle wörtlich oder schreibe «nicht belegt». 2. Nenne Aussagen, die über den Text hinausgehen. 3. Bewerte die Quellenangabe mit «stimmt», «teilweise» oder «stimmt nicht» und begründe kurz.
Erfinde nichts und ergänze keine Informationen, die nicht im Text stehen.

Die Prüfung ersetzt den Blick ins Original nicht. Nutzen Sie sie als Hilfe für Stichproben.

Worauf Sie achten müssen

• Gedruckte und digitale Seitenzahl: Verwechslungen sind häufig, besonders bei Dokumenten mit Titelblatt oder römisch nummerierten Seiten.
• Seiten ändern sich: Wenn Sie ein Dokument überarbeiten, verschieben sich die Seiten. Lesen Sie es neu ein, sonst zeigen die Angaben auf die falsche Stelle.
• Die KI darf Seiten nicht erfinden: Verlassen Sie sich nicht darauf, dass das Sprachmodell die Seitenzahl «weiss». Die Angabe muss aus den gespeicherten Daten stammen, nicht aus dem Text, den die KI schreibt.
• Gescannte Dokumente: Bei eingescannten Seiten hängt die Genauigkeit von der Texterkennung ab, und Fehler dort wirken sich auf die Fundstelle aus.
• Vertrauliche Dokumente: Zeigt die Antwort einen Link zum Original, müssen die Zugriffsrechte stimmen. Wer die Antwort sieht, darf nicht automatisch die ganze Datei öffnen können.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Immobilienverwaltung in Winterthur hat Hausordnungen und Reglemente für über 30 Liegenschaften als PDF. Die Mitarbeiterin am Telefon fragt die KI-Suche, ob in einer bestimmten Liegenschaft Grillieren auf dem Balkon erlaubt ist. Die Antwort kommt, aber ohne Fundstelle, und sie traut ihr nicht.

Vorher: Antwort ohne Quelle. Die Mitarbeiterin öffnet zur Sicherheit das PDF und blättert durch 12 Seiten.

Nachher: Beim Einlesen wurden Dateiname, Seite und Kapitel pro Abschnitt gespeichert. Die Antwort zeigt «Hausordnung Liegenschaft [Name], Seite 4, Kapitel Balkone». Die Mitarbeiterin schlägt die Seite auf und bestätigt die Stelle in unter einer Minute. Bei einer Stichprobe fällt auf, dass zwei Dokumente ein Titelblatt haben und die Seitenzahl um eins abweicht. Sie korrigiert das beim Einlesen. Das Beispiel ist erfunden und dient der Veranschaulichung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie eine Dokumentensuche mit nachprüfbaren Quellen aufbauen möchten, aber kein eigenes Entwicklungsteam haben, kommt ready4future ICT infrage. Laut Beschreibung setzen begleitete Informatiklernende unter anderem KI-Workflows, Dokumentauslesen und Datenaufbereitung um, mit Vier-Augen-Prüfung, Dokumentation und Abnahme durch Sie.

Ob Ihr Vorhaben in den Umfang passt, klären Sie im Gespräch. Standardmässig wird mit Test-, anonymisierten oder synthetischen Daten gearbeitet.

Häufige Fragen

Kann die KI nicht einfach die Seite selbst nennen?

Sie kann es versuchen, rät dann aber leicht. Verlässlich ist nur eine Seitenzahl, die beim Einlesen gespeichert wurde. Mehr dazu in Chatbot: Seitenzahlen als Quelle.

Was, wenn ein Abschnitt aus mehreren Dokumenten stammt?

Dann zeigt die Antwort mehrere Quellen. Jede Aussage sollte einer Quelle zuordenbar sein. Wenn das nicht klar ist, lassen Sie die Antwort als «nicht eindeutig» ausgeben.

Funktioniert das auch bei Word-Dokumenten?

Ja, aber mit Kapitelüberschrift statt Seitenzahl, weil die Seiten nicht fest sind. Eine Alternative ist, die Datei vor dem Einlesen als PDF zu speichern, wenn die Seitenaufteilung stabil bleiben soll.

Wie zeige ich die Fundstelle Kundschaft an?

Entscheiden Sie, ob interne Dokumente überhaupt verlinkt werden sollen. Für Kundenantworten genügt oft ein Hinweis wie «gemäss Allgemeinen Bedingungen, Kapitel Kündigung». Siehe Quellenangaben im Chatbot einrichten.