Lokale KI auf einem gemeinsamen PC: Chats sauber trennen

Das Problem

In vielen kleinen Betrieben teilen sich mehrere Personen einen Computer: im Büro, in der Werkstatt, am Empfang. Nun läuft darauf eine lokale KI, und plötzlich stellt sich die Frage: Wer sieht welche Chats? Sie haben vorhin eine Kündigung formuliert, eine Bewerbung beurteilt oder eine heikle Mail an einen Kunden entworfen. Die Kollegin, die danach den Rechner benutzt, öffnet das Programm und sieht Ihren Verlauf.

Das ist nicht nur peinlich, sondern kann ein Datenschutzproblem sein: Personalangelegenheiten, Kundendaten oder Gesundheitsangaben dürfen nicht für alle sichtbar sein. Das Datenschutzgesetz verlangt, dass Personendaten durch angemessene Massnahmen geschützt werden.

Die gute Nachricht: Mit wenigen klaren Regeln lässt sich das gut lösen. Diese Checkliste zeigt, wie Sie Chats trennen, ohne einen aufwendigen Server aufzubauen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ist-Zustand klären. Wer nutzt den PC? Mit welchem Benutzerkonto? Verwenden alle dasselbe Konto? Wo speichert Ihr Programm die Verläufe? Schauen Sie in den Einstellungen und in der Dokumentation nach.

1. Eigene Benutzerkonten einrichten. Jede Person erhält ein eigenes Konto des Betriebssystems (Windows, macOS, Linux). Programme speichern ihre Daten meist im Benutzerordner des jeweiligen Kontos. So sehen andere sie nicht. Die Einrichtung übernimmt Ihre IT.

1. Anmeldung ernst nehmen. Jedes Konto braucht ein eigenes Passwort. Zugangsdaten werden nicht geteilt und nicht auf Zetteln am Bildschirm notiert. Passwörter geben Sie niemals in einen Chat oder an eine KI.

1. Bildschirmsperre aktivieren. Beim Verlassen des Platzes wird der Bildschirm gesperrt (unter Windows mit der Windows-Taste und L). Stellen Sie automatische Sperre nach kurzer Zeit ein.

1. Verlaufsspeicherung prüfen. Speichert das Programm Chats dauerhaft? Lässt sich das abschalten? Gibt es eine Funktion «Verlauf löschen»? Bei Browseroberflächen mit eigenen Konten prüfen Sie, ob jede Person ein eigenes Konto hat.

1. Vertrauliche Chats löschen. Legen Sie fest: Nach Aufgaben mit sensiblen Daten wird der Chat gelöscht. Siehe Wann ein neuer Chat sinnvoll ist.

1. Einsatzregeln festlegen. Halten Sie auf einer Seite fest, was in die lokale KI eingegeben werden darf und was nicht. Siehe KI-Richtlinie für KMU.

1. Schulen und prüfen. Erklären Sie den Mitarbeitenden die Regeln und prüfen Sie nach einigen Wochen stichprobenartig, ob sie eingehalten werden.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich ein einseitiges Merkblatt für Ihr Team erstellen. Geben Sie keine vertraulichen Angaben ein.

Ich möchte für unser Team ein einseitiges Merkblatt zur Nutzung einer lokalen KI auf gemeinsam genutzten Computern erstellen.

Betrieb: [Branche, Anzahl Mitarbeitende]
Geräte: [z. B. 2 gemeinsame PC im Büro, Windows]
Programm: [Ollama / LM Studio / Browseroberfläche]
Sensible Daten im Betrieb: [z. B. Kundendaten, Personalunterlagen]

Erstelle ein Merkblatt in einfacher Sprache mit:
1. Fünf Regeln zur Anmeldung und zum Sperren des Bildschirms.
2. Drei Regeln, was in die KI eingegeben werden darf und was nicht.
3. Eine Anleitung in 3 Schritten, wie man einen Chat löscht (ohne konkrete Menüpunkte zu erfinden: schreibe «siehe Anleitung des Programms», wenn du sie nicht sicher kennst).
4. Wen man bei Fragen oder Problemen ansprechen soll: [Name der Ansprechperson].
Erfinde keine rechtlichen Vorschriften. Bei Datenschutzfragen schreibe «mit der Datenschutzverantwortlichen klären».

Das Merkblatt lassen Sie von der Leitung freigeben, bevor es verteilt wird.

Worauf Sie achten müssen

• Gemeinsamer Modelldienst: Der Dienst, der das Modell bereitstellt, ist oft für alle Konten derselbe. Das ist an sich in Ordnung, solange er nur lokal erreichbar ist und keine Verläufe speichert. Prüfen Sie dies für Ihr Programm. Siehe Ollama im Firmennetz.
• Browseroberflächen: Haben mehrere Personen Zugriff auf dieselbe Oberfläche, braucht jede ein eigenes Konto und ein Passwort. Ein gemeinsames Konto vermischt Chats.
• Administratorrechte: Wer Administrator ist, kann in der Regel auf Daten anderer Konten zugreifen. Beschränken Sie diese Rechte auf wenige Personen.
• Sicherungen: Sicherungen enthalten auch Verläufe. Klären Sie, wer sie sieht und wie lange sie aufbewahrt werden.
• Personendaten: Wenn Personendaten verarbeitet werden, gelten die Anforderungen des Datenschutzgesetzes, auch lokal. Klären Sie das mit Ihrer Datenschutzverantwortlichen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Arztpraxis in Winterthur teilen sich zwei Praxisassistentinnen und die Praxismanagerin einen Rechner am Empfang. Sie nutzen eine lokale KI, um Terminmitteilungen und Briefe an Patientinnen sprachlich zu verbessern.

Vorher arbeiten alle mit dem Konto «Empfang». Ein Verlauf mit einer Mitteilung zu einer Behandlung bleibt offen sichtbar. Nachher richtet der IT-Dienstleister drei eigene Konten ein, aktiviert die automatische Bildschirmsperre und stellt das Programm so ein, dass Verläufe nur im jeweiligen Benutzerkonto liegen. Die Praxismanagerin legt fest: Keine Namen und Diagnosen in die KI, Chats nach der Aufgabe löschen. Auf einem Zettel am Gerät stehen die drei wichtigsten Regeln. Nach einem Monat kontrolliert sie stichprobenartig die Verläufe.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Ihr Team weiss, welche Regeln für den Umgang mit KI und Unternehmensdaten gelten, bietet absofort KI-Weiterbildung für Unternehmen: Online-Weiterbildung von Grundlagen bis zum Diplomlehrgang mit Schweizer Praxisbezug, Datenschutz als Lerninhalt und verantwortungsvollem Umgang mit Unternehmensdaten, mit verifizierbaren Abschlüssen. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Die Einrichtung von Benutzerkonten und Rechnern übernimmt Ihre IT; sie gehört nicht zum Angebot.

Häufige Fragen

Reicht es, den Chatverlauf zu löschen?

Für die Sichtbarkeit im Programm ja. Kopien in Sicherungen, im Browserverlauf oder in Dateien, die Sie gespeichert haben, bleiben bestehen. Prüfen Sie diese Orte, wenn es um sensible Daten geht.

Dürfen wir Personendaten überhaupt in eine lokale KI eingeben?

Das hängt vom Zweck, den Daten und den Schutzmassnahmen ab. Ein lokaler Betrieb ist günstiger als eine Cloud, ersetzt aber nicht die Prüfung nach dem Datenschutzgesetz. Klären Sie es mit der zuständigen Stelle.

Brauchen wir dafür einen Server?

Nicht zwingend. Für kleine Teams genügen eigene Konten auf den vorhandenen Geräten. Bei mehr Personen oder zentraler Nutzung ist eine gemeinsame Lösung mit Anmeldung sinnvoll, die Sie mit Ihrer IT planen.