Wie findet ein Chatbot Artikelnummern und Aktenzeichen exakt?

Das Problem

Im Lager fragt jemand den Chatbot: «Was gilt für Artikel AB-4471?» Der Chatbot antwortet mit den Daten von AB-4417. Zwei Ziffern vertauscht, schon stimmt alles nicht mehr. Bei Aktenzeichen, Rechnungs- und Seriennummern kommt das vor.

Der Grund liegt in der Funktionsweise: Moderne Chatbots suchen nach Bedeutung, nicht nach Zeichenfolgen. Für die Bedeutungssuche sind «AB-4471» und «AB-4417» fast dasselbe, nämlich eine Artikelnummer der gleichen Art. Eine Verwechslung merkt man leicht zu spät.

Wer Nummern sicher finden will, braucht deshalb zusätzlich eine klassische, exakte Suche und ein paar Schutzmassnahmen bei der Antwort.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Listen Sie Ihre Kennungen auf. Welche Arten kommen vor? Artikelnummern, Aktenzeichen, Kundennummern, Seriennummern, Rechnungsnummern. Notieren Sie pro Art das Muster, etwa «zwei Buchstaben, Bindestrich, vier Ziffern».
2. Fragen Sie nach der exakten Suche. Der Anbieter soll bestätigen, dass neben der Bedeutungssuche auch eine Stichwort- oder Zeichensuche läuft. Dieses Zusammenspiel heisst hybride Suche, siehe Hybride Suche.
3. Erkennen Sie Nummern in der Frage. Das System sollte eine Zeichenfolge, die dem Muster entspricht, erkennen und gezielt nach genau diesem Wert suchen.
4. Legen Sie Nummern als eigene Felder ab. Beim Einlesen wird jede Nummer als Zusatzangabe zum Dokument gespeichert, nicht nur im Fliesstext, siehe Zusatzangaben für Dokumente.
5. Normalisieren Sie die Schreibweise. «AB 4471», «ab-4471» und «AB4471» sollen als dieselbe Nummer erkannt werden. Legen Sie ein einheitliches Format fest.
6. Verlangen Sie eine Gegenprobe. Der Chatbot nennt die gefundene Nummer in der Antwort wörtlich und die Quelle dazu, damit Menschen sie vergleichen können.
7. Keine Treffer, keine Antwort. Wird die Nummer nicht exakt gefunden, soll der Chatbot das sagen und nicht eine ähnliche Nummer vorschlagen, ohne sie als ähnlich zu kennzeichnen.
8. Testen Sie mit Zwillingsnummern. Prüfen Sie bewusst Nummernpaare, die sich nur in einer Stelle unterscheiden.

Vorlage zum Kopieren

Du beantwortest Fragen zu Artikeln und Akten anhand der bereitgestellten Dokumentausschnitte.

Regeln für Nummern:
1. Eine Nummer gilt nur dann als gefunden, wenn sie in einem Ausschnitt Zeichen für Zeichen gleich vorkommt (Gross-/Kleinschreibung und Leerzeichen dürfen abweichen).
2. Nenne in jeder Antwort die Nummer, auf die du dich beziehst, genau so wie im Ausschnitt, und die Quelle.
3. Findest du die gefragte Nummer nicht, schreibe: «Die Nummer [Nummer] finde ich in unseren Unterlagen nicht.» Zeige danach höchstens zwei ähnliche Nummern und kennzeichne sie klar als «ähnlich, nicht identisch».
4. Verändere, ergänze oder berechne nie Ziffern einer Nummer.

Ausschnitte:
[Dokumentausschnitte mit Nummer und Quelle]

Frage:
[Frage mit Artikelnummer oder Aktenzeichen]

Passen Sie die Regel 1 an, wenn Ihre Nummern Leerzeichen oder Zusätze enthalten, die gleich behandelt werden sollen.

Worauf Sie achten müssen

• Vertrauen Sie keiner Nummer ungeprüft: Sprachmodelle können beim Abschreiben Ziffern verändern. Gleichen Sie wichtige Nummern mit dem Original ab.
• Schlechte Scans: Bei gescannten Dokumenten verwechselt die Texterkennung leicht 0 und O oder 1 und l. Prüfen Sie die erkannten Nummern, siehe Gescannte Dokumente lesbar machen.
• Personendaten: Aktenzeichen und Kundennummern können auf Personen verweisen. Beschränken Sie den Zugriff auf die berechtigten Personen.
• Doppelte Nummern: Haben zwei Dokumente dieselbe Nummer, etwa nach einer Neuauflage, muss die Version eindeutig sein.
• Grenzen: Auch mit exakter Suche kann ein Chatbot Tippfehler der Nutzenden nicht erraten. Bieten Sie bei «nicht gefunden» eine Rückfrage an.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Ersatzteilhändler in Frauenfeld verwaltet rund 6000 Artikel mit Nummern wie «HK-2218». Der Einkauf fragt den Chatbot nach Lieferzeiten und Alternativen.

Vorher lieferte der Chatbot bei «HK-2281» die Angaben zu «HK-2218». Das fiel erst bei der Bestellung auf.

Nachher erkennt das System das Nummernmuster, sucht exakt nach «HK-2281» und nennt die Nummer wörtlich in der Antwort. Ist sie nicht im Bestand, sagt der Chatbot es und zeigt «HK-2218 (ähnlich, nicht identisch)». Der Einkauf sieht den Unterschied sofort.

So hilft Ihnen Alpasana

Für verlässliche Nummernsuche muss der Chatbot an Ihre Datenquellen angeschlossen und sauber getestet werden. Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana nimmt Prozesse auf, verbindet Systeme und begleitet KI-Vorhaben vom Anwendungsfall bis zu den Einsatzregeln.

Gemeinsam legen Sie fest, welche Kennungen exakt gefunden werden müssen und wie der Test aussieht. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Reicht es, wenn der Chatbot nach der Nummer «googelt»?

Nur wenn die Suche exakt arbeitet. Eine reine Bedeutungssuche liefert gern ähnliche Nummern. Fragen Sie den Anbieter, ob Stichwortsuche enthalten ist.

Kann der Chatbot Nummern mit Tippfehlern erkennen?

Er kann ähnliche Nummern vorschlagen, wenn Sie das wünschen. Wichtig ist, dass er diese als ähnlich kennzeichnet und nicht als Treffer ausgibt.

Sollen Nummern im Dokument als Metadaten stehen?

Ja, wenn möglich. Eine eigene Spalte oder ein eigenes Feld macht die Suche zuverlässiger als eine Nummer irgendwo im Text. Mehr dazu unter Suchtreffer sortieren.

Wie viele Testfälle brauche ich?

Prüfen Sie mindestens zehn Nummern, darunter einige Zwillingspaare, nicht vorhandene Nummern und unterschiedliche Schreibweisen. Wiederholen Sie den Test nach jeder grösseren Änderung.