KI-Werkzeuge für Hochschulen auswählen

Das Problem

An Hochschulen wollen viele Gruppen KI nutzen, und jede hat andere Bedürfnisse. Lehrende suchen Hilfe für Aufgaben, Feedback und Materialien. Studierende wollen schreiben, übersetzen und lernen. Forschende brauchen Unterstützung bei Literatur, Auswertung und Text. Die Verwaltung möchte Anfragen beantworten, Dokumente zusammenfassen und Abläufe verbessern.

Gleichzeitig tauchen ständig neue Werkzeuge auf, oft mit Gratisangeboten und attraktiven Funktionen. Einzelne Institute oder Personen beschaffen auf eigene Faust, und plötzlich nutzt die Hochschule ein Dutzend Systeme mit unklaren Datenschutzbedingungen, verschiedenen Verträgen und keinem gemeinsamen Support.

Für eine verantwortungsvolle Auswahl braucht es ein strukturiertes Vorgehen: klare Kriterien, einen fairen Vergleich und die Beteiligung der richtigen Stellen. Diese Checkliste hilft Ihnen dabei, ohne dass Sie schon vorab Experte sein müssen. Sie ersetzt weder die Beschaffungsvorschriften Ihrer Institution noch die Prüfung durch Datenschutz und Recht.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie Zweck und Zielgruppe. Wofür soll das Werkzeug dienen: Lehre, Forschung, Verwaltung, Studierende? Welche Aufgaben? Wer nutzt es, wie viele Personen? Ein Werkzeug für alles gibt es selten.

1. Beachten Sie die Rahmenbedingungen. Beschaffungsrecht und interne Weisungen, Datenschutzgesetze (für öffentliche Hochschulen meist kantonales Recht), Vorgaben der Trägerschaft, Regeln zu Prüfungen und Forschung. Klären Sie Zuständigkeiten.

1. Legen Sie Kriterien fest. Nutzen Sie die Tabelle unten. Gewichten Sie, was zentral ist, zum Beispiel Datenschutz und Datenstandort, und was wünschenswert, etwa Zusatzfunktionen.

1. Erstellen Sie eine Vorauswahl. Drei bis fünf Kandidaten, aus Marktsichtung, Erfahrungen anderer Hochschulen und Anbieterinformationen. Prüfen Sie, welche Lösungen bereits im Hochschulumfeld, etwa über Netzwerke wie SWITCH, angeboten oder geprüft werden.

1. Fordern Sie Unterlagen an. Datenschutzerklärung, Auftragsverarbeitungsvertrag, Angaben zu Subunternehmern und Serverstandorten, Sicherheitsnachweise, Preismodell, Supportbedingungen. Siehe KI-Anbieter: Checkliste für Verwaltungen.

1. Testen Sie mit echten Aufgaben. Eine Testgruppe aus Lehre, Forschung und Verwaltung löst typische Aufgaben, mit erfundenen oder freigegebenen Daten. Sammeln Sie Rückmeldungen und messen Sie Qualität und Aufwand.

1. Prüfen Sie Betrieb und Integration. Anmeldung (zum Beispiel mit Hochschulkonto), Schnittstellen, Support, Schulung, Ausfallplan. Wer betreut das Werkzeug im Alltag? Siehe Anbieter-Support vergleichen.

1. Entscheiden, dokumentieren und befristen. Halten Sie Gründe, Auflagen und Verantwortliche fest. Befristen Sie die Freigabe und planen Sie eine Überprüfung. Informieren Sie Lehrende und Studierende, was erlaubt ist.

Kriterien für die Auswahl:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bereiten Sie die Kriterienliste und Fragen an Anbieter vor. Geben Sie keine vertraulichen Angaben zu Verträgen oder Preisen aus laufenden Verhandlungen ein:

Wir sind eine Schweizer Hochschule ([Art: Universität, Fachhochschule, pädagogische Hochschule]) und möchten ein KI-Werkzeug für [Einsatzbereich: Lehre / Forschung / Verwaltung] auswählen. Zielgruppe: [Personen und Anzahl].
Erstelle: 1. eine Kriterienliste mit Gewichtungsvorschlag (Datenschutz, Datenstandort, Vertrag, Prüfungsintegrität, Qualität, Barrierefreiheit, Kosten, Integration, Transparenz), 2. 20 Fragen an Anbieter, nach Kriterien geordnet, 3. einen Bewertungsbogen für einen Test mit fünf typischen Aufgaben.
Erfinde keine Rechtsvorschriften und Preise, und weise darauf hin, was ich mit Datenschutz, Recht und Beschaffung klären muss.

Ersetzen Sie Art, Einsatzbereich und Zielgruppe. Besprechen Sie das Ergebnis mit Datenschutz, Informatik und Beschaffung.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz zuerst: Studierenden- und Forschungsdaten sind sensibel. Öffentliche Hochschulen unterstehen meist kantonalem Datenschutzrecht, private dem Bundesrecht. Informationen bieten EDÖB und die Konferenz privatim. Beziehen Sie die Datenschutzstelle früh ein.
• Gratis hat Preise: Gratisversionen verwenden Eingaben oft zu eigenen Zwecken. Prüfen Sie die Bedingungen und verbieten Sie die Eingabe vertraulicher Daten bei nicht freigegebenen Werkzeugen.
• Abhängigkeit vermeiden: Prüfen Sie Datenexport, Vertragsbedingungen und Wechselmöglichkeiten, siehe Datenstandort des Anbieters prüfen.
• Prüfungen und Lehre: Ein Werkzeug, das in der Lehre nützlich ist, kann Prüfungen untergraben. Siehe Prüfungen neu gestalten.
• Gleichbehandlung: Studierende sollen nicht benachteiligt sein, wenn manche kostenpflichtige Werkzeuge nutzen und andere nicht. Klären Sie, ob die Hochschule Zugänge bereitstellt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: An einer Fachhochschule in der Deutschschweiz nutzen Departemente zehn verschiedene KI-Werkzeuge, teils mit privaten Konten der Lehrenden. Die Hochschulleitung möchte ein gemeinsames Angebot.

Vorher gab es keine Übersicht und keine einheitlichen Regeln. Nachher bildet die Hochschule eine Arbeitsgruppe aus Lehre, Informatik, Datenschutz und Studierenden, legt Kriterien fest und wählt drei Kandidaten. Eine Testgruppe löst fünf typische Aufgaben, Datenschutz prüft die Verträge, und die Gruppe empfiehlt ein Werkzeug mit klaren Auflagen sowie einer befristeten Freigabe für ein Jahr. Die Regeln werden Lehrenden und Studierenden erklärt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Auswahl und Einführung von KI strukturiert angehen möchten, unterstützt die KI-Beratung von Alpasana: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren, Umsetzungsplan erstellen sowie KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung integrieren. Projekte werden individuell offeriert.

Die Beschaffung selbst und die datenschutzrechtliche Prüfung bleiben Aufgabe Ihrer Hochschule.

Häufige Fragen

Soll die Hochschule ein eigenes Werkzeug bauen oder kaufen?

Das hängt von Bedarf, Ressourcen und Datenschutzanforderungen ab. Eigenentwicklung bietet Kontrolle, verlangt aber Fachwissen und Betrieb. Vergleichen Sie Aufwand und Nutzen ehrlich.

Wie viele Werkzeuge sind sinnvoll?

So wenige wie möglich, so viele wie nötig. Jedes zusätzliche Werkzeug braucht Prüfung, Betrieb und Schulung. Prüfen Sie, ob ein Werkzeug mehrere Bedürfnisse abdecken kann.

Dürfen Studierende eigene Werkzeuge nutzen?

Das regeln die Hochschule und die Prüfungsordnungen. Klar kommunizieren, wo und wie KI erlaubt ist, und keine vertraulichen Daten in nicht freigegebene Werkzeuge einzugeben.