Einen eingescannten Brief in bearbeitbaren Text umwandeln

Das Problem

Ein Brief liegt auf Papier vor, vielleicht ein alter Vertrag, ein Schreiben der Gemeinde oder eine Rechnung. Sie scannen ihn, doch im PDF können Sie keinen Satz markieren, keinen Absatz kopieren und kein Wort suchen. Das Dokument ist für den Computer nur ein Bild.

Abtippen kostet Zeit und führt zu Tippfehlern. Wer den Text weiterverwenden will, etwa für eine Antwort, eine Zusammenfassung oder die Ablage, braucht einen bearbeitbaren Text.

Die Lösung heisst Texterkennung, auf Englisch OCR (Optical Character Recognition). Dabei «liest» ein Programm die Buchstaben auf dem Bild. Eine KI kann das Ergebnis anschliessend aufräumen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Gut scannen: Legen Sie das Blatt gerade ein, verwenden Sie mindestens 300 dpi (ein Mass für die Bildschärfe) und scannen Sie in Farbe oder Graustufen. Gerade, scharfe Bilder werden viel besser erkannt.
2. Prüfen, ob schon Text drin ist: Öffnen Sie das PDF und versuchen Sie, ein Wort zu markieren. Gelingt das, ist die Erkennung schon erledigt.
3. Texterkennung durchführen: Viele Scanner-Programme, PDF-Programme und Handy-Apps haben eine OCR-Funktion. Wählen Sie «Text erkennen» oder «durchsuchbares PDF». Ein KI-Chat mit Bildeingabe kann es ebenfalls, siehe Scans mit ChatGPT lesbar machen.
4. Vertrauliches beachten: Enthält der Brief Personendaten, klären Sie, welches Werkzeug Sie nutzen dürfen. Ein lokales Programm auf Ihrem Computer ist heikler Post angemessener als ein Online-Dienst.
5. Rohtext aufräumen lassen: Kopieren Sie den erkannten Text in die Vorlage unten. Die KI korrigiert offensichtliche Erkennungsfehler und entfernt Zeilenumbrüche mitten im Satz.
6. Mit dem Original vergleichen: Legen Sie Scan und Text nebeneinander. Prüfen Sie Namen, Adressen, Beträge, Daten und Kontonummern Zeichen für Zeichen.
7. Unsichere Stellen markieren: Lassen Sie die KI alle Stellen kennzeichnen, bei denen sie raten musste, und klären Sie diese am Original.
8. Sauber ablegen: Speichern Sie den Text als Word-Datei oder durchsuchbares PDF und benennen Sie die Datei sinnvoll. Tipps dazu bietet Dateiablage im Büro ordnen.

Vorlage zum Kopieren

Unten steht ein Text, der per Texterkennung aus einem Scan entstanden ist. Er enthält Lesefehler.
Aufgabe:
1. Korrigiere offensichtliche Erkennungsfehler (z. B. verwechselte Buchstaben, getrennte Wörter, falsche Zeilenumbrüche).
2. Ändere keine Namen, Zahlen, Daten, Beträge oder Kontonummern. Wenn du bei einer solchen Stelle unsicher bist, setze sie in eckige Klammern: [unsicher: ...].
3. Behalte die Absätze und Aufzählungen des Originals bei.
4. Gib danach eine Liste aller Stellen, die du geändert hast, und aller unsicheren Stellen.
Sprache: Deutsch (Schweiz). Text: [Rohtext einfügen]

Fügen Sie den erkannten Text ein; bei fremdsprachigen Briefen ändern Sie die Sprachangabe.

Worauf Sie achten müssen

• Zahlen und Namen: Die Erkennung verwechselt gern 0 und O, 1 und l oder 5 und S. Gerade bei IBAN, Rechnungsnummern und Beträgen ist das gefährlich.
• Handschrift: Gedruckte Schrift wird meist gut erkannt, Handschrift nur unsicher. Rechnen Sie mit vielen Fehlern.
• Layout: Tabellen, Spalten und Stempel bringen die Erkennung durcheinander. Prüfen Sie die Reihenfolge der Textblöcke.
• Datenschutz: Briefe enthalten oft Adresse, AHV-Nummer, Krankheits- oder Finanzangaben. Laden Sie sie nicht ohne Klärung in einen Online-Dienst. Siehe PDF vor dem KI-Upload schwärzen.
• Originalaufbewahrung: Bei Verträgen oder Beweisstücken bewahren Sie das Original auf. Der erkannte Text ist nur eine Arbeitskopie.
• Mehrsprachige Briefe: Enthält ein Brief mehrere Sprachen oder Fachwörter, verlieren Programme oft Akzente und Sonderzeichen. Geben Sie die Sprache vorab an und prüfen Sie Umlaute besonders.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Hauswartfirma in Thun liegt ein alter Dienstleistungsvertrag nur als Papier vor. Die Sachbearbeiterin soll einen Vertragsauszug in einer Mail zitieren und die Fristen übernehmen.

Vorher: Sie tippt den Abschnitt ab und verwechselt dabei zwei Zahlen in einer Frist.

Nachher: Sie scannt den Vertrag mit 300 dpi, führt die Texterkennung in ihrem PDF-Programm durch und lässt die Rohfassung mit der Vorlage aufräumen. Die KI meldet zwei unsichere Stellen. Die Sachbearbeiterin prüft sie am Papier und entdeckt, dass die Erkennung eine «3» als «8» gelesen hat. Der Auszug stimmt damit, und das Original wandert zurück in den Ordner.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Dokumente im Büro mit KI vorbereiten und sorgfältig prüfen möchte, findet bei absofort unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Kurse zur Bürokommunikation, zu Excel und Datenverständnis sowie zur Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen.

Praxisaufgaben und ein KI-Lerncoach begleiten Sie, der Abschluss ist verifizierbar. Die Grundlagen der Technik erklärt Texterkennung (OCR) einfach erklärt.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem Scan und einem durchsuchbaren PDF?

Ein Scan ist ein reines Bild der Seite. Ein durchsuchbares PDF enthält zusätzlich den erkannten Text im Hintergrund. So können Sie darin suchen und Text kopieren.

Reicht ein Foto mit dem Handy?

Für kurze Texte oft ja, wenn das Bild gerade, hell und scharf ist. Für längere Dokumente und bessere Qualität ist ein Scanner oder eine Scan-App mit Kantenerkennung besser.

Kann die KI Handschrift lesen?

Manchmal, doch die Fehlerquote ist deutlich höher. Behandeln Sie das Ergebnis als Entwurf und prüfen Sie jede wichtige Angabe am Original.

Muss ich den Scan danach aufbewahren?

Bei rechtlich bedeutsamen Dokumenten sollten Sie das Original behalten, solange Ihre Aufbewahrungspflichten gelten. Klären Sie die Dauer mit Ihrer Treuhand- oder Rechtsstelle.

Wie gut ist die Erkennung bei alten Dokumenten?

Bei verblasstem Druck, Flecken oder Schreibmaschinenschrift sinkt die Trefferquote. Eine bessere Scan-Qualität hilft mehr als ein anderes Programm. Rechnen Sie mit viel Nacharbeit.