Ressourcen mit KI planen, ohne das Team zu überlasten

Das Problem

Ihr Team hat sechs Personen und acht laufende Aufträge. Zwei Mitarbeitende sind im Oktober in den Ferien, eine ist teilzeitbeschäftigt, und ein dringender neuer Auftrag kommt noch dazu. Sie sollen die Aufgaben so verteilen, dass alles rechtzeitig fertig wird. Im Kopf scheint das zu gehen. In der Realität stellt sich bald heraus, dass Herr Keller doppelt eingeplant ist und niemand mehr Reserve hat.

Ressourcenplanung heisst: Wer hat wann wie viel Zeit für welche Aufgabe? Das ist schwierig, weil vieles gleichzeitig zu beachten ist: Abwesenheiten, Teilzeitpensen, laufende Arbeit, die nicht im Projekt steht, Einarbeitung, Unterbrechungen. Wer das nicht einrechnet, plant zu optimistisch. Die Folge ist Überlastung, Frust und Qualitätsprobleme.

Eine KI kann bei der Struktur helfen: Planungstabellen entwerfen, Zeiten zusammenrechnen, Engpässe benennen. Entscheidend sind aber die Annahmen, die Sie ihr geben, und die Gespräche mit dem Team. Die Verantwortung für Fairness und Machbarkeit liegt bei der Führungskraft.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgaben und Aufwand sammeln. Listen Sie alle Aufgaben mit geschätztem Aufwand in Stunden und Frist auf. Fragen Sie die Ausführenden nach ihrer Einschätzung.

1. Verfügbare Zeit berechnen. Pro Person: Pensum, minus Ferien, Feiertage, Weiterbildung, bekannte Termine, minus laufende Aufgaben, die nicht zum Projekt gehören. Rechnen Sie mit 10 bis 20 Prozent Reserve für Unvorhergesehenes.

1. Keine Personendaten eingeben. Verwenden Sie Kürzel statt Namen und lassen Sie Gründe für Abwesenheiten weg. Krankheit und private Umstände gehören nicht in die Eingabe.

1. Planungstabelle aufbauen lassen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Die KI erstellt Tabelle, Auslastung und Hinweise auf Engpässe.

1. Zahlen nachrechnen. Prüfen Sie Summen, Stunden und Prozente. KI rechnet nicht immer korrekt.

1. Mit dem Team besprechen. Zeigen Sie die Planung und fragen Sie: Stimmt der Aufwand? Fehlen Aufgaben? Wo sehen Sie Probleme? Das Team kennt die Realität.

1. Engpässe lösen. Prioritäten klären, Fristen verschieben, Aufgaben abgeben oder Unterstützung holen. Besprechen Sie Lösungen mit der Leitung.

1. Regelmässig anpassen. Pläne veralten schnell. Aktualisieren Sie wöchentlich oder zweiwöchentlich und vergleichen Sie Plan und Wirklichkeit.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir bei der Ressourcenplanung für ein Team in einem Schweizer KMU.

Zeitraum: [z. B. 5. bis 30. Oktober 2026, 4 Wochen]
Team (Kürzel, Pensum, Abwesenheiten ohne Gründe):
- P1: 100 %, Ferien 12.–16.10.
- P2: 60 %, keine Abwesenheit
- P3: 100 %, ...
Laufende Daueraufgaben, die nicht im Projekt stehen (Stunden pro Woche): [z. B. P1: 8 Std., P2: 6 Std.]
Aufgaben (Name, Aufwand in Stunden, Frist, mögliche Personen): [Liste]
Reserve: [15 %] der verfügbaren Zeit

Erstelle:
1. Eine Tabelle der verfügbaren Stunden pro Person und Woche (Pensum minus Abwesenheit minus Daueraufgaben minus Reserve). Zeige die Rechnung.
2. Einen Verteilungsvorschlag der Aufgaben pro Woche und Person.
3. Die Auslastung in Prozent pro Person und Woche. Markiere Werte über 100 % als [Überlastung].
4. Eine Liste der Engpässe und Optionen (verschieben, delegieren, Frist klären).
Erfinde keine Personen, Aufgaben oder Stunden. Wenn Angaben fehlen, stelle Rückfragen. Entscheide nicht für mich, sondern zeige Optionen.

Setzen Sie Ihre Angaben mit Kürzeln ein. Gründe für Abwesenheiten und persönliche Details bleiben weg.

Worauf Sie achten müssen

• Menschen sind keine Ressourcen. Hinter jeder Zeile steht eine Person mit Gesundheit, Lebenssituation und Grenzen. Sprechen Sie mit dem Team, bevor Sie Pläne festlegen.
• Personendaten. Abwesenheiten, Krankheit und Pensen sind Personendaten. Verwenden Sie in KI-Eingaben Kürzel und keine Gründe. Siehe Vertrauliche Büro-Daten in KI.
• Rechenfehler. KI vertut sich bei Summen und Prozenten. Rechnen Sie die wichtigsten Werte selbst nach.
• Arbeitsrecht und Arbeitszeit. Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Überstundenregeln sind gesetzlich und vertraglich geregelt. Die KI kennt Ihre Situation nicht. Klären Sie diese mit der Personalstelle.
• Zu optimistische Schätzungen. Aufwände werden meist unterschätzt. Fragen Sie die Ausführenden und planen Sie Reserven ein.
• Fairness. Verteilen Sie unbeliebte Aufgaben und Spitzen gerecht. Eine KI erkennt das nicht von selbst.
• Abhängigkeiten. Aufgaben bauen aufeinander auf. Prüfen Sie die Reihenfolge, auch wenn die Tabelle aufgeht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin eines Sekretariats mit sieben Mitarbeitenden in einer Stadtverwaltung im Mittelland muss im Herbst die Umstellung auf ein neues Dokumentensystem organisieren, während das Tagesgeschäft weiterläuft. Zwei Personen sind im Oktober in den Ferien, eine wird neu eingearbeitet.

Sie erfasst die Aufgaben mit Aufwand und die verfügbaren Stunden pro Person und Woche, mit Kürzeln und ohne Gründe für Abwesenheiten. Die KI baut die Tabelle auf und zeigt, dass in der zweiten Oktoberwoche zwei Personen über 110 Prozent ausgelastet wären. Sie rechnet die Zahlen nach und bestätigt den Engpass.

Im Gespräch mit dem Team verschiebt sie eine Aufgabe um eine Woche und gibt eine andere an die Informatik ab. Vorher hätte sie die Überlastung erst mitten im Oktober bemerkt, nachher kann sie früh reagieren. Das Team sieht die Planung und kann ergänzen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, wie KI bei Planung, Excel-Tabellen und Projektabläufen unterstützt, bieten die KI- und IT-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort Kurse zu Projektmanagement, Excel, Datenverständnis und Dashboards. Praxisaufgaben, ein KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss gehören dazu.

Die Kurse ersetzen nicht das Gespräch mit Ihrem Team und keine arbeitsrechtliche Beratung.

Häufige Fragen

Wie viel Reserve sollte ich einplanen?

Üblich sind 10 bis 20 Prozent, je nach Art der Arbeit. Bei stark unterbrochener Tätigkeit wie Sekretariat oder Support ist mehr nötig. Beobachten Sie zwei, drei Monate lang, wie viel Zeit Unvorhergesehenes wirklich verbraucht.

Soll ich die Planung für alle sichtbar machen?

Meist ja, damit Transparenz entsteht und alle ihre Auslastung erkennen. Lassen Sie private Gründe für Abwesenheiten weg. Klären Sie, was im Team üblich und angenehm ist.

Was, wenn jemand sagt, er sei überlastet?

Nehmen Sie es ernst. Schauen Sie gemeinsam die Planung an, prüfen Sie Aufwand und Prioritäten und suchen Sie Entlastung. Chronische Überlastung ist ein Führungsthema, kein Planungsfehler der Mitarbeitenden.

Kann die KI die Planung automatisch anpassen?

Teilweise, doch jede Änderung betrifft Menschen. Nutzen Sie die KI für Berechnungen und Vorschläge, aber besprechen Sie Änderungen persönlich.