Geschäftskorrespondenz für die KV-Ausbildung mit KI üben

Das Problem

Frau Müller unterstützt in ihrem Betrieb eine Lernende, die kaufmännisch ausgebildet wird. Die Lernende schreibt täglich E-Mails an Kunden und muss in der Schule Geschäftsbriefe üben. Beides fällt ihr schwer. Sie weiss nicht, wie formell sie sein soll, wie sie anfängt und wie sie eine Absage freundlich formuliert.

Beim Üben liegt eine Falle: Es ist verlockend, die KI einen Brief schreiben zu lassen und ihn abzugeben. Das sieht gut aus, aber die Lernende lernt nichts dabei. In der Prüfung und im Alltag muss sie selbst schreiben können. Zudem verlangen Schulen und Betriebe oft, dass Leistungen selbst erbracht werden.

Besser ist die umgekehrte Reihenfolge: Erst schreiben Sie selbst, dann gibt die KI Rückmeldung wie eine geduldige Lehrerin. Sie zeigt, wo der Aufbau unklar ist, wo der Ton nicht passt und was fehlt. Das ist Üben mit Rückmeldung, und genau das fehlt vielen Lernenden im Alltag.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Übungsanlass wählen. Nehmen Sie eine echte oder erfundene Situation: eine Anfrage, eine Terminbestätigung, eine Absage, eine Mahnung, eine Entschuldigung. Schreiben Sie die Situation in zwei Sätzen auf.

1. Selbst schreiben. Verfassen Sie den Text ohne KI. Es darf holprig sein. Das ist Ihr Ausgangspunkt.

1. Kriterien festlegen. Notieren Sie, worauf es ankommt: richtige Anrede, klarer Aufbau, passender Ton, Rechtschreibung, Schlussformel. Nehmen Sie die Vorgaben Ihrer Schule oder Ihres Betriebs.

1. Rückmeldung einholen. Geben Sie Situation und Ihren Text in die KI und lassen Sie sich Rückmeldungen nach Ihren Kriterien geben, ohne dass sie den Text umschreibt. Die Vorlage unten zeigt, wie.

1. Rückmeldung beurteilen. Welche Hinweise stimmen für Sie? Wo widerspricht die KI dem Lehrmittel? Entscheiden Sie selbst.

1. Text selbst überarbeiten. Verbessern Sie ihn mit den Hinweisen. Schreiben Sie eigene Sätze, statt Vorschläge zu kopieren.

1. Zweiten Durchgang machen. Lassen Sie die überarbeitete Version nochmals ansehen oder zeigen Sie sie Ihrer Berufsbildnerin. Vergleichen Sie Fassung eins und zwei.

1. Eigene Fehlerliste führen. Notieren Sie wiederkehrende Fehler, zum Beispiel «zu lange Sätze» oder «Wunsch zu spät genannt». So sehen Sie Fortschritte.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Coach für Geschäftskorrespondenz in der kaufmännischen Grundbildung (KV) in der Schweiz. Du gibst Rückmeldungen zu einem Text, den ich selbst geschrieben habe. Du schreibst ihn NICHT um.

Situation: [z. B. Ich muss einem Kunden absagen, weil ein Artikel nicht lieferbar ist.]
Textart: [Brief / E-Mail]
Mein Text:
[Text einfügen]

Beurteile nach diesen Kriterien jeweils in 1–2 Sätzen mit Beispielstelle aus meinem Text:
1. Aufbau (Betreff, Einstieg, Hauptteil, Schluss)
2. Ton (höflich, passend zur Situation, Anrede «Sie»)
3. Verständlichkeit (kurze Sätze, klare Aussage)
4. Rechtschreibung und Zeichensetzung (Schweizer Rechtschreibung, ohne Eszett)
5. Was fehlt? (z. B. Datum, nächster Schritt, Kontakt)

Nenne zum Schluss die 3 wichtigsten Verbesserungen und stelle mir eine Frage, über die ich beim Überarbeiten nachdenken soll.

Passen Sie die Kriterien an die Vorgaben Ihrer Schule an. Wenn Sie ausdrücklich verlangen, dass die KI nicht umschreibt, bleibt der Lerneffekt erhalten.

Worauf Sie achten müssen

• Eigenleistung: Abgaben für Schule und Ausbildung müssen in der Regel selbst erarbeitet sein. Klären Sie, wie KI-Hilfe angegeben werden muss. Mehr dazu in KI in der KV-Ausbildung: Regeln klären.
• Falsche Formregeln: Schulen können bestimmte Briefformen verlangen, etwa Anordnung von Adresse, Datum und Betreff. Die KI nennt manchmal andere Konventionen. Massgebend sind Ihre Unterlagen.
• Deutsch aus Deutschland: Die KI schlägt gern das Eszett oder deutsche Wendungen vor. In der Schweiz schreiben wir kein Eszett, und Wörter wie «Parkplatz» oder «Velo» sind üblich. Prüfen Sie das.
• Echte Kundendaten: Üben Sie mit erfundenen Namen und Daten. Reale Korrespondenz mit Kundendaten gehört nicht in KI-Werkzeuge, ausser Ihr Betrieb erlaubt es ausdrücklich.
• Zu viel Lob oder Kritik: KI-Rückmeldungen sind manchmal übertrieben freundlich oder unnötig streng. Vergleichen Sie mit der Meinung Ihrer Berufsbildnerin.
• Konkretes Üben: Wie ein Reklamationsbrief sachlich aufgebaut wird, zeigt Reklamation beantworten: Vorlage. Das ist ein gutes Übungsfeld.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Lernende bei einem Treuhandbüro in Frauenfeld soll einem Kunden schreiben, dass ein Termin verschoben werden muss. Ihr erster Entwurf beginnt mit «Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass es Probleme gibt», nennt den neuen Termin aber erst im letzten Satz.

Die KI meldet: Der Anlass wird nicht klar, der neue Termin steht zu spät, und die Entschuldigung kommt zweimal vor. Die Lernende schreibt den Text neu: Betreff «Verschiebung unseres Termins», im ersten Satz der neue Termin, danach eine kurze Entschuldigung und die Bitte um Rückmeldung. Ihre Berufsbildnerin liest beide Fassungen und lobt die zweite. In ihrer Fehlerliste steht jetzt: «Zuerst das Wichtigste sagen».

So hilft Ihnen Alpasana

Wer KI zum Üben nutzt, braucht einen klaren, verantwortungsvollen Umgang. Die KI- und IT-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort behandeln unter anderem Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen, mehrsprachige Kommunikation sowie Kundenservice. Dazu gehören ein KI-Lerncoach, Praxisaufgaben und ein verifizierbarer Abschluss, das Lernen läuft online im eigenen Tempo.

Die Kurse sind nicht auf die KV-Ausbildung zugeschnitten. Die Vorgaben Ihrer Schule und Ihres Betriebs bleiben massgebend.

Häufige Fragen

Darf die KI meinen Text verbessern und ich gebe ihn ab?

Das hängt von den Regeln Ihrer Schule und Ihres Betriebs ab. Für das Lernen ist es sinnvoller, die Verbesserungen selbst umzusetzen. Fragen Sie nach, bevor Sie etwas abgeben.

Kann die KI auch Rechtschreibung prüfen?

Ja, oft gut. Bei Schweizer Besonderheiten und Fachwörtern sind Fehler möglich. Nutzen Sie sie als Hilfe, nicht als letzte Instanz.

Wie oft sollte ich üben?

Zwei bis drei kurze Texte pro Woche bringen mehr als ein langer Text pro Monat. Wichtig ist, dass Sie nach jeder Rückmeldung etwas verändern.

Was ist mit Texten, die ich mündlich vortragen muss?

Dafür eignet sich ein anderes Training. Siehe Mündliche KV-Prüfung mit KI üben.