Digitale Kenntnisse vor dem Wiedereinstieg prüfen

Das Problem

Sie haben ein paar Jahre nicht im Büro gearbeitet, und nun lesen Sie in Stelleninseraten: «Sicherer Umgang mit Microsoft 365, Teams und digitalen Tools». Videokonferenzen, Cloud-Ablage, gemeinsame Dokumente, Chat statt Telefon, neue Software für Rechnungen und Termine, und überall taucht KI auf. Das macht Sorgen: Habe ich den Anschluss verloren?

Meist nicht. Viel ist leichter gelernt, als man denkt, und vieles Gelernte bleibt: Wer früher gut mit Word und Outlook gearbeitet hat, findet sich auch in neuen Versionen zurecht. Doch ohne klare Übersicht wissen Sie nicht, wo Sie stehen, und die Angst wird grösser als die tatsächliche Lücke.

Eine Standortbestimmung hilft: Was kann ich sicher? Was brauche ich für meine Zielstelle? Was übe ich zuerst? Eine KI kann dabei helfen, eine passende Checkliste zu erstellen und Übungsaufgaben vorzuschlagen. Wie sicher Sie wirklich sind, zeigt nur das Ausprobieren.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zielstelle klären. Welche Art von Stelle möchten Sie? Sekretariat, Buchhaltung, Kundenservice, Verwaltung? Lesen Sie zwei bis drei passende Inserate und markieren Sie die digitalen Anforderungen.

1. Checkliste erstellen. Lassen Sie sich mit der Vorlage unten eine Selbsteinschätzungsliste für Ihre Zielstelle entwerfen, mit Stufen wie «sicher», «mit Hilfe», «noch nicht».

1. Ehrlich einschätzen. Gehen Sie die Liste durch und bewerten Sie sich nicht danach, was Sie wissen, sondern was Sie jetzt am Gerät können. Probieren Sie jede Aufgabe kurz aus: ein Dokument mit Tabelle erstellen, einen Termin einladen, eine Datei in der Cloud teilen.

1. Übungsaufgaben bearbeiten. Lassen Sie sich pro Bereich zwei kleine Aufgaben geben, die zehn Minuten dauern, und lösen Sie sie. Notieren Sie, wo Sie stocken.

1. Lücken sortieren. Teilen Sie auf: Muss ich vor dem ersten Arbeitstag können, kann ich in der Einarbeitung lernen, brauche ich gar nicht? Nicht alles ist gleich wichtig.

1. Lernplan machen. Wählen Sie zwei bis drei Themen und planen Sie kurze Lerneinheiten, zum Beispiel dreimal 30 Minuten pro Woche. Ein Plan hilft, siehe Lernplan für den Berufswechsel.

1. KI-Grundlagen kennenlernen. Probieren Sie, mit einem KI-Werkzeug eine E-Mail zu entwerfen und zu prüfen. Das nimmt die Scheu. Siehe KI-Weiterbildung fürs Büro ohne Vorkenntnisse.

1. Praxis suchen. Üben Sie mit echten Aufgaben: Einladung für eine Familienfeier mit Rückmeldungen, Budget in einer Tabelle, Fotos ordnen. Im Alltag lernen Sie am schnellsten.

1. Beurteilen und erwähnen. Nach einigen Wochen schätzen Sie sich neu ein. In der Bewerbung nennen Sie, was Sie aufgefrischt haben. Das zeigt Eigeninitiative.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine geduldige Lernbegleiterin für Erwachsene beim Wiedereinstieg ins Berufsleben in der Schweiz.

Zielstelle: [z. B. Sachbearbeiterin im Sekretariat eines KMU]
Meine Erfahrung: [z. B. 12 Jahre Bürotätigkeit bis 2021, danach Familienpause]
Mein heutiges Gefühl: [z. B. Ich bin mit Word vertraut, mit Teams und Cloud unsicher]

Aufgabe:
1. Erstelle eine Selbsteinschätzungs-Checkliste für diese Stelle mit etwa 25 Punkten in den Bereichen: E-Mail und Kalender, Textverarbeitung, Tabellen, Videokonferenzen und Chat, Dateien in der Cloud, Sicherheit (Passwörter, Phishing), Umgang mit KI.
   Pro Punkt: Aufgabe | Ich kann das sicher / mit Hilfe / noch nicht.
2. Nenne pro Bereich zwei kleine Übungsaufgaben von höchstens 10 Minuten.
3. Schlage eine Reihenfolge vor, was ich zuerst lernen sollte.
Regeln: Verwende einfache Sprache und keine Fachwörter ohne Erklärung. Nenne keine Produkte oder Preise.
Ermutige mich, aber mache keine Versprechen zu Stellen.

Passen Sie die Zielstelle an. Fügen Sie Programme hinzu, die im Inserat genannt werden.

Worauf Sie achten müssen

• Selbsteinschätzung ist subjektiv: Manche unterschätzen sich, andere überschätzen sich. Probieren Sie Aufgaben am Gerät aus, statt nur anzukreuzen.
• Nicht alles auf einmal: Wer zu viel will, gibt auf. Wählen Sie zwei bis drei Themen und üben Sie regelmässig.
• Sicherheit ernst nehmen: Passwörter, Phishing und Datenschutz gehören zu den Grundlagen. Lernen Sie früh, verdächtige Nachrichten zu erkennen.
• KI-Werkzeuge mit Vorsicht: Geben Sie keine vertraulichen Daten ein, und prüfen Sie Ergebnisse. Eine KI darf Entwürfe liefern, nicht Entscheidungen treffen.
• Aufwand und Kosten: Kostenlose Lernangebote gibt es viele, aber nicht alle sind gut. Prüfen Sie Anbieter, Bedingungen und Kosten, bevor Sie buchen. Informationen zu Förderung finden Sie bei Weiterbildungskosten und Förderung prüfen.
• Geduld mit sich: Neues Lernen ist anstrengend. Fehler gehören dazu.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Aebischer, 50, will nach sieben Jahren Familienpause wieder im Sekretariat arbeiten. Sie erstellt mit der KI eine Checkliste von 24 Punkten und geht sie am Computer durch. Sie merkt: E-Mail und Word klappen gut, Excel nur für einfache Listen, Videokonferenzen noch nie, die Cloud kennt sie nur vom Handy.

Sie plant dreimal in der Woche eine halbe Stunde: Zuerst ein Treffen per Video mit einer Freundin, dann Dateien in der Cloud teilen, dann Excel-Grundlagen. Nach vier Wochen fühlt sie sich deutlich sicherer und schreibt in ihrer Bewerbung, welche Kenntnisse sie aufgefrischt hat. Im Vorstellungsgespräch zeigt sie, dass sie sich vorbereitet hat, und wird für die Stelle ausgewählt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie gezielt auffrischen möchten, finden Sie bei absofort Kurse zu konkreten Arbeitsaufgaben. Unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben sind Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings, Präsentationen, Copilot und Google Workspace, Excel, Datenverständnis und Dashboards, Phishing und Deepfakes sowie betriebliche KI-Richtlinien beschrieben. Dazu gehören Praxisaufgaben, ein KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss.

Welcher Kurs passt, hängt von Ihrer Zielstelle ab. Eine Arbeitsstelle wird dadurch nicht garantiert.

Häufige Fragen

Muss ich programmieren können?

Nein. Für Büro- und Verwaltungsstellen genügen sichere Anwenderkenntnisse. Programmieren brauchen Sie nur für technische Rollen.

Wie lange dauert das Auffrischen?

Das ist individuell. Mit regelmässigem Üben von wenigen Stunden pro Woche spüren viele nach einigen Wochen deutliche Fortschritte.

Soll ich zuerst einen Kurs machen oder bewerben?

Beides kann parallel laufen. Sie können sich bewerben und gleichzeitig üben. Wichtig ist, dass Sie im Gespräch ehrlich sagen, woran Sie arbeiten. Hinweise dazu liefert auch Wiedereinstieg nach Familienpause.