Catering-Anfrage mit KI auf offene Angaben prüfen

Das Problem

Die Anfrage per E-Mail: «Wir möchten am 14. Juni ein Mittagessen für ungefähr 50 Personen. Was kostet das?» Das ist ein Anfang, aber keine Grundlage für ein Angebot. Wo findet es statt? Ist die Küche vor Ort? Soll serviert oder ein Buffet aufgebaut werden? Gibt es Getränke? Wie viele Vegetarier? Wie lange dauert der Anlass?

Wer ohne diese Angaben ein Angebot schreibt, kalkuliert ins Blaue. Zu knapp, und das Geschäft wird unrentabel. Zu grosszügig, und der Kunde wechselt zur Konkurrenz. Oft erkennt man Lücken erst bei der Planung, wenn der Preis längst genannt ist.

Eine KI kann die Anfrage lesen und eine Liste der noch fehlenden Angaben liefern. Das ist keine Magie, sondern strukturierte Arbeit, die Sie mit einer Checkliste auch selbst machen könnten. Die KI macht sie schneller und vollständiger, weil sie auch ungewohnte Punkte bedenkt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anfrage lesen und markieren. Unterstreichen Sie, was der Kunde bereits genannt hat: Datum, Gästezahl, Ort, Art des Anlasses, Wünsche.

1. Eigene Checkliste bereithalten. Haben Sie eine Liste mit den Angaben, die Sie für ein Angebot brauchen? Wenn nicht, erstellen Sie sie jetzt mit der KI und speichern Sie sie für künftige Anfragen.

1. Anfrage ohne Kundendaten eingeben. Kopieren Sie den Text und ersetzen Sie Namen, Firma und Adresse durch Platzhalter. Verwenden Sie die Vorlage unten.

1. Fehlende Angaben auflisten lassen. Die KI nennt, was fehlt, und ordnet nach Wichtigkeit: kritisch für die Preisberechnung, wichtig für die Planung, nice to have.

1. Rückfragen formulieren. Lassen Sie eine freundliche, kurze Rückfrage-Mail entwerfen mit höchstens zehn Fragen, geordnet nach Thema. Prüfen und senden Sie sie selbst.

1. Antworten sammeln. Tragen Sie die Antworten in die Checkliste ein. Wenn der Kunde manche Angaben nicht kennt, vereinbaren Sie Annahmen, die Sie im Angebot festhalten.

1. Kalkulation vorbereiten. Erst wenn die kritischen Angaben vorliegen, kalkulieren Sie. Mehr dazu bei Rezeptkalkulation.

1. Annahmen und Ausschlüsse ins Angebot schreiben. Halten Sie fest, wovon Sie ausgehen (zum Beispiel Gästezahl, Zeitrahmen) und was nicht enthalten ist. So vermeiden Sie spätere Streitigkeiten.

1. Anfrage ablegen. Speichern Sie Anfrage, Rückfragen und Antworten gemeinsam. So können Sie später nachvollziehen, was vereinbart war.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt einen Cateringbetrieb in der Schweiz bei der Prüfung einer Anfrage. Du erstellst kein Angebot und nennst keine Preise.

Anfrage (Namen und Adressen durch Platzhalter ersetzt):
[Text der Anfrage einfügen]

Aufgabe:
1. Liste die bereits genannten Angaben auf (Datum, Gästezahl, Ort, Leistungen, Wünsche).
2. Liste alle Angaben auf, die für ein Angebot noch fehlen oder unklar sind. Ordne nach: «kritisch für die Preisberechnung», «wichtig für die Planung», «zusätzlich».
   Berücksichtige: Ort und Küchenmöglichkeiten, Servicegrad (Buffet/Service), Getränke, Geschirr und Mobiliar, Personal, Allergien und Diäten, Zeitrahmen, Auf- und Abbau, Anreise, Budgetrahmen.
3. Formuliere eine freundliche Rückfrage-E-Mail mit höchstens 10 Fragen, geordnet nach Themen.
Regeln: Erfinde keine Angaben. Nenne keine Preise. Anrede «Sie», Schweizer Rechtschreibung.

Passen Sie die Liste zu den Besonderheiten Ihres Betriebs an. Wiederkehrende Fragen speichern Sie als Standard.

Worauf Sie achten müssen

• Kundendaten schützen: Namen, Firmen und Adressen gehören nicht in ungeprüfte KI-Werkzeuge. Verwenden Sie Platzhalter.
• Nicht zu viele Fragen: Eine lange Liste schreckt ab. Stellen Sie zuerst die kritischen Fragen, den Rest können Sie später klären.
• Keine Preise von der KI: Preise und Kalkulationen stammen von Ihnen. Die KI kennt Ihre Kosten nicht.
• Allergene und Sicherheit: Fragen Sie immer nach Allergien und Unverträglichkeiten und halten Sie die Antworten schriftlich fest.
• Verbindlichkeit: Was Sie im Angebot schreiben, bindet Sie. Prüfen Sie jede Zahl und Zusage. Für Vertragsfragen holen Sie bei Bedarf fachlichen Rat ein.
• Schnelligkeit: Kunden erwarten rasche Antworten. Mit der Vorlage antworten Sie zügig und professionell.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Caterer in Chur erhält die Anfrage eines Vereins: «Apéro riche für etwa 100 Personen im Juli, vielleicht im Freien.» Der Inhaber Herr Cadonau lässt die Anfrage prüfen. Die KI listet 14 fehlende Angaben, darunter Ort, Wetterschutz, Getränke, Dauer, Geschirr, Zufahrt für Lieferwagen und Wasser- und Stromanschluss.

Er wählt acht Fragen und sendet die Rückfrage. Es stellt sich heraus: Der Anlass findet auf einer Wiese ohne Stromanschluss statt, und der Verein hofft auf einen Preis von CHF 25 pro Person inklusive Getränken. Herr Cadonau schreibt im Angebot seine Annahmen und die Zusatzkosten für Aggregat und Zelte auf. Der Verein entscheidet sich für eine Variante in einem nahegelegenen Saal. Mit klaren Angaben kann er zügig anbieten.

So hilft Ihnen Alpasana

Gute Rückfragen und Checklisten beginnen mit klaren Aufträgen an die KI. Im Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, Prompts zu überarbeiten und Ergebnisse zu prüfen. Sie erarbeiten ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden Prozess, etwa Ihre Anfragenprüfung.

Der Kurs ist online mit Zertifikat und ohne Programmierkenntnisse. Eine Kalkulation oder ein Angebot erstellt er nicht für Sie.

Häufige Fragen

Wie viele Rückfragen darf ich stellen?

Beschränken Sie sich zuerst auf die wichtigsten, meist fünf bis zehn. Weitere Details klären Sie im Gespräch oder nach der ersten Zusage.

Soll ich ein Angebot machen, bevor alles geklärt ist?

Besser nicht ohne Annahmen. Wenn der Kunde nicht alles weiss, schreiben Sie klar auf, wovon Sie ausgehen, und nennen Sie, was sich bei Änderungen am Preis verändert.

Hilft die KI auch beim Schreiben des Angebots?

Ja, beim Strukturieren und Formulieren. Die Zahlen und Zusagen prüfen Sie selbst. Hinweise bietet Angebotsschreiben mit KI erstellen.