Bewerbung freundlich absagen: KI-Vorlage anpassen

Das Problem

Auf ein Inserat sind dreissig Bewerbungen eingegangen, eine Person haben Sie eingestellt. Nun müssen neunundzwanzig Menschen eine Absage erhalten. Manche haben sich viel Mühe gegeben, zwei waren sogar im Vorstellungsgespräch.

Absagen schreibt niemand gern. Viele Betriebe schieben sie hinaus oder melden sich gar nicht. Das ist für Bewerbende frustrierend und schadet dem Ruf des Betriebs, gerade in kleineren Regionen, wo man sich kennt.

Gleichzeitig ist die richtige Formulierung heikel. Zu knapp wirkt kalt, zu ausführlich lädt zu Diskussionen ein oder enthält unbedachte Begründungen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Unterscheiden Sie die Situationen. Typisch sind drei: Absage ohne Gespräch, Absage nach dem Gespräch und Absage mit der Frage, ob Sie die Unterlagen für spätere Stellen behalten dürfen.
2. Öffnen Sie einen KI-Chat und lassen Sie mit der Vorlage unten für jede Situation eine Grundfassung erstellen.
3. Geben Sie keine Namen oder Unterlagen ein. Für die Vorlage braucht die KI nur die Stelle und die Situation. Den Namen setzen Sie danach selbst in Ihrem E-Mail-Programm ein.
4. Lesen Sie den Entwurf laut. Klingt er so, wie Ihr Betrieb spricht? Passen Sie Anrede und Grussformel an Ihre gewohnte Korrespondenz an.
5. Entfernen Sie Begründungen, die heikel sein könnten. Aussagen zu Alter, Herkunft, Familie oder Gesundheit gehören nie in eine Absage.
6. Ergänzen Sie bei Gesprächsabsagen einen persönlichen Satz, zum Beispiel zu einem Thema aus dem Gespräch. Das schreiben Sie selbst, nicht die KI.
7. Speichern Sie die Fassungen als Textbausteine, etwa als Outlook-Vorlage oder Schnellbaustein. So sind künftige Absagen in Minuten erledigt.
8. Löschen oder retournieren Sie die Unterlagen gemäss Ihren Regeln, sobald das Verfahren abgeschlossen ist, ausser die Person hat einer Aufbewahrung zugestimmt.

Welche Fassung wann passt, zeigt diese Übersicht:

Vorlage zum Kopieren

Schreibe eine Absage auf eine Bewerbung für ein kleines Schweizer Unternehmen.
Stelle: [Stellenbezeichnung]
Situation: [ohne Gespräch / nach dem Vorstellungsgespräch / mit Anfrage zur Aufbewahrung der Unterlagen]
Tonfall: [z. B. herzlich und persönlich / sachlich und freundlich]
Anrede: Sie-Form, Platzhalter [Name] für die Anrede

Anforderungen:
- Höchstens 120 Wörter.
- Dank für Interesse und Aufwand.
- Entscheidung klar und ohne Floskeln wie «leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir uns nach reiflicher Überlegung …» mitteilen.
- Keine Begründung, die sich auf Person, Alter, Herkunft, Geschlecht, Familie oder Gesundheit bezieht.
- Bei «nach dem Gespräch»: Platz für einen persönlichen Satz mit [persönlicher Satz].
- Bei «Aufbewahrung»: höfliche Frage, ob wir die Unterlagen für [Dauer, z. B. 6 Monate] behalten dürfen, sonst Hinweis auf Löschung.
- Schweizer Rechtschreibung mit «ss».
Gib mir zwei Varianten zur Auswahl.

Ersetzen Sie die Klammern und wählen Sie die Variante, die besser zu Ihrem Betrieb passt; den persönlichen Satz ergänzen Sie selbst.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz. Bewerbungsunterlagen sind Personendaten. Nach dem Datenschutzgesetz dürfen Sie diese nur so lange aufbewahren, wie es für das Verfahren nötig ist, oder mit Einwilligung länger. Details unter Bewerberdaten speichern; im Einzelfall ist eine fachliche Prüfung sinnvoll.
• Keine Unterlagen in Gratis-KI. Lassen Sie die KI keine Lebensläufe lesen, um die Absage zu «personalisieren». Grundsätze dazu bietet Datenschutz im Recruiting mit KI.
• Vorsicht mit Begründungen. Je ausführlicher eine Begründung, desto eher wird sie angreifbar oder verletzend. Ein klarer, freundlicher Satz genügt meist.
• Auf Nachfragen vorbereitet sein. Wenn jemand nach dem Gespräch um Rückmeldung bittet, antworten Sie sachlich und auf die Stelle bezogen, am besten telefonisch.
• Fehler im Entwurf prüfen. KI-Texte können falsche Stellenbezeichnungen oder unpassende Floskeln enthalten. Ein Kontrollblick vor jedem Versand ist Pflicht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Bäckerei-Konditorei im Thurgau mit drei Filialen sucht eine Verkäuferin und erhält 25 Bewerbungen.

Vorher: Die Filialleiterin schreibt Absagen einzeln, mal ausführlich, mal knapp. Einige Bewerbende hören wochenlang nichts.

Nachher: Sie erstellt mit der Vorlage drei Grundfassungen und speichert sie in Outlook als Schnellbausteine. Die Absagen ohne Gespräch gehen nun innert einer Woche raus. Den zwei Personen aus dem Vorstellungsgespräch schreibt sie zusätzlich je einen persönlichen Satz. Eine von ihnen stimmt der Aufbewahrung zu und wird ein halbes Jahr später für eine neue Stelle angefragt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Sie einer KI Ton, Länge und Grenzen so klar vorgeben, dass der Entwurf auf Anhieb passt, lernen Sie im Online-Kurs Prompt Engineering von absofort. Sie üben, Aufgabe, Kontext und Ausgabeformat festzulegen und Ergebnisse zu prüfen, und berücksichtigen dabei den Datenschutz.

Am Ende erarbeiten Sie ein getestetes Prompt-Set für eine wiederkehrende Aufgabe aus Ihrem Beruf, zum Beispiel für die ganze Bewerbungskorrespondenz.

Häufige Fragen

Muss ich eine Absage begründen?

In der Schweiz besteht grundsätzlich keine allgemeine Pflicht, eine Absage ausführlich zu begründen. Eine kurze, sachliche Rückmeldung auf Nachfrage wird aber oft geschätzt. Bei Unsicherheit, etwa bei einem Diskriminierungsvorwurf, lassen Sie sich fachlich beraten.

Absage per E-Mail oder per Brief?

Wenn die Bewerbung per E-Mail oder über ein Portal kam, ist eine Absage per E-Mail üblich. Nach einem persönlichen Gespräch schätzen viele Bewerbende zusätzlich einen kurzen Anruf.

Wie schnell sollte die Absage kommen?

So bald wie möglich, sobald feststeht, dass die Person nicht in Frage kommt. Wer noch im Rennen ist, sollte einen Zwischenbescheid erhalten. Eine Eingangsbestätigung mit Zeitplan hilft; mehr dazu unter Bewerbungseingang bestätigen.