KI-Protokolle aufbewahren und automatisch löschen

Das Problem

Ihr Betrieb führt Protokolle über die Nutzung von KI. Anfangs sind es ein paar Dateien. Nach einem Jahr sind es Tausende Einträge, verteilt auf verschiedene Systeme. Niemand weiss, ob man sie noch braucht. Löschen traut sich keiner, «man weiss ja nie».

Zu langes Aufbewahren ist ein Risiko: Je länger Daten liegen, desto grösser der Schaden bei einem Datenleck, und desto mehr Arbeit bei Auskunftsbegehren. Zu kurzes Aufbewahren ist auch ein Problem: Wenn nach drei Monaten ein Vorfall auffällt, die Protokolle aber nach zwei Monaten gelöscht wurden, fehlt der Beleg.

Die Lösung ist eine klare Regel, die Sie begründen können: Was wird wie lange aufbewahrt, und wer sorgt für das Löschen?

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Machen Sie eine Liste der Protokollarten. Zum Beispiel: Anmelde-Protokolle, Fehlerprotokolle, Aktionsprotokolle der KI, Sicherheitsereignisse, Inhaltsprotokolle (Gesprächstexte), Abrechnungsdaten des Anbieters.

1. Halten Sie fest, wofür jede Art dient. Fehlersuche, Sicherheitsprüfung, Nachweis gegenüber Kunden, Abrechnung. Ohne Zweck gibt es keinen Grund zum Aufbewahren.

1. Bestimmen Sie die Frist je Art. Fragen Sie: Wie lange nach einem Ereignis fällt ein Problem typischerweise auf? Inhaltsprotokolle mit Personendaten kurz, rein technische Fehlerprotokolle länger. Konkrete Zahlen legen Sie selbst fest und begründen sie; allgemeingültige Fristen gibt es nicht.

1. Prüfen Sie gesetzliche Pflichten. Manche Unterlagen unterliegen Aufbewahrungspflichten, etwa Geschäftsunterlagen und Buchhaltung. Reine KI-Protokolle sind meist keine Geschäftsbücher, aber im Zweifel fragen Sie Ihre Treuhandstelle oder eine Fachperson.

1. Legen Sie Zuständigkeiten fest. Wer löscht? Wer kontrolliert, dass gelöscht wurde? Benennen Sie eine Person und eine Stellvertretung.

1. Automatisieren Sie das Löschen. Viele Systeme bieten Löschfristen («Aufbewahrungsdauer») in den Einstellungen. Fragen Sie Ihre IT-Betreuung, ob sie sich einstellen lassen. Automatisch ist verlässlicher als gute Vorsätze.

1. Denken Sie an Kopien. Sicherungen, Exporte, E-Mails und Tickets enthalten oft Protokollauszüge. Die Regel soll auch dort gelten.

1. Sehen Sie Ausnahmen vor. Bei einem Vorfall, einer Beschwerde oder einem Rechtsstreit werden betroffene Protokolle gesichert und nicht automatisch gelöscht. Siehe Bei einem KI-Vorfall Belege sichern.

1. Kontrollieren Sie jährlich. Passen die Fristen noch? Läuft das Löschen wirklich? Stichprobe: Gibt es Protokolle, die älter sind als erlaubt?

Beispiel einer Aufbewahrungstabelle (Vorschlag zum Anpassen):

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt erstellt Ihre Aufbewahrungstabelle als Entwurf. Fristen sind Vorschläge, die Sie selbst prüfen müssen.

Erstelle auf Deutsch (Schweiz) einen Entwurf für ein einfaches Aufbewahrungs- und Löschkonzept für die Protokolle unserer KI-Anwendungen.
Betrieb: [Art, Grösse]. Protokollarten: [Liste, z. B. Fehlerprotokolle, Anmeldeprotokolle, Aktionsprotokolle, Gesprächstexte, Abrechnungsdaten].
Liefere: 1. eine Tabelle mit Protokollart, Zweck, vorgeschlagener Frist (als Beispiel, mit Begründung und dem Hinweis «selbst festlegen»), Löschweg (automatisch/manuell), zuständiger Funktion,
2. eine Liste von Ausnahmen (Vorfall, Beschwerde, Rechtsstreit),
3. einen Absatz zu Kopien und Sicherungen,
4. drei Fragen, die ich mit einer Fachperson klären soll (Aufbewahrungspflichten, Datenschutz).
Behaupte keine gesetzlichen Fristen, die du nicht sicher kennst.

Prüfen Sie jede Frist selbst und besprechen Sie unsichere Punkte mit Ihrer Treuhandstelle oder einer Datenschutzfachperson.

Worauf Sie achten müssen

• Keine einheitliche gesetzliche Frist für KI-Protokolle. Welche Frist zulässig oder nötig ist, hängt von Zweck, Daten und Branche ab. Nach dem Datenschutzgesetz (DSG) dürfen Personendaten nicht länger aufbewahrt werden als nötig. Konkrete Fristen klären Sie im Einzelfall mit Fachleuten.
• Löschen ist nicht gleich Löschen. Sicherungen und Kopien überdauern oft die Löschung im Hauptsystem. Sprechen Sie mit Ihrer IT-Betreuung.
• Beweissicherung geht vor. Wird ein Vorfall untersucht, nichts löschen, was dafür gebraucht wird.
• Dokumentieren Sie das Löschen. Eine kurze Notiz «Löschlauf durchgeführt am …» belegt, dass die Regel gelebt wird.
• Auch Anbieter-Protokolle zählen. Was Ihr KI-Anbieter speichert, unterliegt dessen Fristen. Fragen Sie danach; siehe Chat löschen: Wird wirklich alles entfernt?.
• Nicht vergessen: Das Löschkonzept braucht jemanden, der es pflegt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Reisebüro in Interlaken nutzt einen KI-Assistenten für Reiseempfehlungen. Die Protokolle mit Gesprächstexten wachsen seit zwei Jahren. Die Inhaberin merkt bei einer Anfrage einer Kundin, dass sie nicht sagen könnte, was alles gespeichert ist.

Vorher: alles unbefristet, unklarer Überblick. Nachher: Sie legt mit ihrem IT-Betreuer eine Tabelle an: Gesprächstexte nach 30 Tagen gelöscht, Fehlerprotokolle ohne Inhalte nach einem Jahr. Der Anbieter bietet eine Einstellung für automatische Löschung; sie wird aktiviert. Einmal pro Jahr prüft die Inhaberin die Tabelle und eine Stichprobe.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihre KI-Abläufe und deren Datenhaltung ordnen möchten, unterstützt Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Laut Leistungsbeschreibung nimmt Alpasana Prozesse auf, konzipiert Schnittstellen, verbindet Systeme und dokumentiert die Umsetzung.

Rechtliche Fristen prüft Alpasana nicht; dafür brauchen Sie eine Fachperson. Die Leistung wird individuell offeriert.

Häufige Fragen

Wie lange sollte ich Protokolle mindestens behalten?

Das lässt sich nicht pauschal sagen. Es hängt davon ab, wie lange Sie Probleme noch aufklären müssen. Entscheiden Sie nach Zweck und begründen Sie die Frist schriftlich.

Muss ich Protokolle auch löschen, wenn niemand danach fragt?

Bei Personendaten ja, sobald der Zweck entfällt. Ein automatisches Löschen erspart Ihnen die Entscheidung im Einzelfall.

Wie gehe ich mit Sicherungen um?

Fragen Sie Ihre IT-Betreuung, wie lange Sicherungen aufbewahrt werden und ob gelöschte Protokolle dort noch liegen. Ihre Regel sollte das berücksichtigen.

Gibt es eine Vorlage für ein Löschkonzept?

Ja, eine allgemeine Vorlage finden Sie unter KI-Löschkonzept: Vorlage.