Perplexity und Datenschutz: Was vor der Nutzung prüfen?

Das Problem

Sie möchten mit Perplexity eine berufliche Frage klären und beschreiben dafür möglichst genau den Fall. Dabei können bereits im Suchtext Namen, Beschwerden oder vertrauliche Vorhaben auftauchen. Es braucht keinen Dateiupload, damit Informationen Ihren Betrieb verlassen.

Ein hilfreicher Dienst kann zugleich ungeeignet für bestimmte Daten sein. Die praktische Frage lautet deshalb: Welche Informationen dürfen wir über welchen Zugang für welchen Zweck bearbeiten? Diese Klärung muss verständlich sein, damit Frau Müller im Alltag nicht bei jeder Eingabe raten muss.

Kurz gesagt: Beginnen Sie mit öffentlichen Sachfragen. Für interne Informationen braucht es einen geregelten Einsatz und eine Prüfung des konkreten Angebots.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie die Aufgabe ohne Originaldaten. Schreiben Sie in einem lokalen Dokument auf, was Perplexity leisten soll. Zum Beispiel: «Öffentliche Informationen zu einer Gerätefunktion suchen.» Wenn dafür keine Kundenangaben nötig sind, gehören diese auch nicht in die Anfrage.

1. Ordnen Sie die vorgesehenen Informationen. Unterscheiden Sie öffentliche Sachangaben, interne Betriebsinformationen und Personendaten. Personendaten sind Angaben, die sich auf bestimmte oder bestimmbare Menschen beziehen. Auch eine Kombination aus Funktion, Ort und Ereignis kann jemanden erkennbar machen, obwohl der Name fehlt.

1. Bestimmen Sie den genauen Zugang. Halten Sie fest, welcher Anbieter, welches Konto und welcher Tarif verwendet werden. Prüfen Sie die dazugehörigen Bedingungen, nicht nur allgemeine Werbeaussagen. Die Perplexity-Tarifübersicht unterscheidet Angebote auch hinsichtlich der Datenbehandlung; daraus folgt keine pauschale Freigabe für Ihren Fall.

1. Prüfen Sie den Weg der Daten. Klären Sie, was bei Eingabe, Dateiupload, Suche, Speicherung und allfälliger Weiterverarbeitung geschieht. Fragen Sie nach beteiligten Dienstleistern und Bearbeitungsorten. Unklare Punkte gehören auf eine Rückfragenliste für die zuständige Person oder den Anbieter.

1. Kontrollieren Sie Einstellungen und Verträge. Suchen Sie im verwendeten Konto nach den verfügbaren Datenschutzoptionen. Dokumentieren Sie deren genaue Beschreibung und Geltungsbereich. Ein Schalter gegen Modelltraining, also die Verwendung von Daten zum Weiterentwickeln einer KI, sagt allein noch nichts über jede andere Speicherung aus.

1. Legen Sie verständliche Einsatzregeln fest. Schreiben Sie konkrete erlaubte und nicht erlaubte Beispiele auf. Bestimmen Sie, wer einen Grenzfall prüft und wer einen versehentlichen Upload entgegennimmt. Die Regeln müssen zu den geprüften Vertragsbedingungen und zum tatsächlichen Arbeitsablauf passen.

1. Testen Sie mit einem künstlichen Fall. Verwenden Sie frei erfundene Inhalte, die keiner realen Person zugeordnet werden können. Prüfen Sie, ob sich Ihre Aufgabe damit sinnvoll bearbeiten lässt. Erst nach der nötigen betrieblichen und fachlichen Freigabe erweitern Sie den Datenumfang.

Vorlage zum Kopieren

Diese Vorlage hilft, offene Fragen zu ordnen. Geben Sie der KI keine Vertragsunterlagen oder internen Einzelheiten, deren Weitergabe noch ungeklärt ist.

Hilf mir, eine interne Klärung vorzubereiten.
Geplante Aufgabe: [allgemeine Beschreibung]
Vorgesehene Datenarten: [Kategorien, keine echten Inhalte]
Geprüfter Zugang: [Angebotsbezeichnung]
Bereits belegte Bedingungen: [öffentliche Angaben]

Erstelle eine Liste offener Fragen zu:
Zweck, nötigem Datenumfang, Speicherung, Training,
beteiligten Dienstleistern, Bearbeitungsorten, Löschung
und betrieblicher Zuständigkeit.
Kennzeichne fehlende Angaben.
Erteile keine rechtliche Freigabe und erfinde keine Bedingungen.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch allgemeine Kategorien und lassen Sie die fertige Fragenliste intern prüfen.

Welche Eingaben verdienen besondere Aufmerksamkeit?

Das Entfernen eines Namens genügt nicht immer. Eine seltene Funktion und ein genaues Ereignis können den Bezug wiederherstellen. Wenn Sie einen Übungsfall brauchen, ist ein vollständig künstliches Beispiel oft leichter zu kontrollieren als ein knapp bearbeiteter Originalfall.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz bleibt anwendbar: Das Schweizer Datenschutzgesetz, kurz DSG, gilt auch für KI-gestützte Bearbeitungen. Darauf weist der EDÖB zu KI und Datenschutz hin.
• Cloud braucht eine konkrete Prüfung: Bei einer Cloud werden Daten über externe Rechner verarbeitet. Für Auftragsbearbeitung und mögliche Bekanntgabe ins Ausland nennt der EDÖB zur Cloud-Nutzung zentrale Prüfbereiche.
• Training und Speicherung trennen: Der Ausschluss eines Zwecks bedeutet nicht automatisch, dass gar keine Daten verarbeitet oder aufbewahrt werden.
• Dateien vollständig betrachten: Kommentare, ausgeblendete Tabellen oder Zusatzinformationen können mehr verraten als die sichtbare erste Seite.
• KI-Auskünfte nicht als Freigabe verwenden: Eine Antwort über die eigene Datenbehandlung ersetzt die geltenden Anbieterunterlagen nicht.
• Einzelfall fachlich klären: Lassen Sie sensible Vorhaben und ungeklärte Vertragsfragen durch eine geeignete Datenschutz- oder Rechtsfachperson prüfen.

Für Fragen zur Ergebnisqualität lesen Sie zusätzlich Perplexity-Quellen prüfen. Die Datenprüfung und die Prüfung der Antwort sind zwei eigenständige Arbeitsschritte.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller möchte in einem KMU in Baden eine Kundenreklamation besser einordnen. Zunächst plant sie, die ganze Nachricht mit Namen, Lieferdetails und bisherigen Absprachen in Perplexity einzufügen.

Sie hält inne und formuliert stattdessen eine allgemeine öffentliche Sachfrage zur betreffenden Produktkategorie. Für die konkrete Reklamation arbeitet sie weiterhin mit den internen Unterlagen und der zuständigen Kollegin. Ein späterer Einsatz mit Originaldaten wird zuerst betrieblich abgeklärt.

Vorher stand ein ungeprüfter Upload im Raum. Nachher kann sie eine begrenzte Recherche durchführen, ohne dafür den gesamten Kundenfall preiszugeben. Die Antwort selbst wird anschliessend anhand der Quellen geprüft.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort behandelt KI im Berufsalltag, Datenschutz als Lerninhalt und den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten. Ihre Mitarbeitenden können lernen, solche Situationen früh zu erkennen und Ergebnisse sorgfältig zu behandeln.

Für Firmenlösungen und Teambuchungen besteht eine Kontaktmöglichkeit. Eine Weiterbildung ersetzt keine rechtliche Prüfung eines bestimmten Vertrags oder eine betriebliche Einsatzfreigabe.

Häufige Fragen

Darf ich einen bereits öffentlichen Personennamen eingeben?

Öffentlich auffindbar bedeutet nicht, dass jede Weiterverarbeitung automatisch passend ist. Prüfen Sie Zweck und Notwendigkeit der Eingabe. Bei einem beruflichen Grenzfall hilft die zuständige Datenschutzperson.

Reicht das Löschen des Chats nachher?

Darauf sollten Sie sich nicht als einzige Schutzmassnahme verlassen. Klären Sie vorher, was die Löschfunktion umfasst und welche Aufbewahrung gilt. Der wichtigste Schritt ist ein angemessener Datenumfang vor der Übermittlung.

Was tun nach einer versehentlichen Eingabe?

Informieren Sie unverzüglich die intern zuständige Person und halten Sie fest, was über welchen Zugang übermittelt wurde. Folgen Sie dem betrieblichen Vorgehen zur Begrenzung und Bewertung des Vorfalls. Ob weitere Schritte nötig sind, wird anhand des Einzelfalls fachlich geklärt.