Dokument für KI aufteilen oder Modell wechseln?

Das Problem

Sie haben ein langes Dokument: einen Jahresbericht, eine Studie, ein Handbuch oder eine Sammlung von Protokollen. Ihre KI kann es nicht auf einmal bewältigen. Sie bekommen eine Fehlermeldung, oder die Antworten werden ungenau, weil Teile fehlen. Nun stellt sich die Frage: Teile ich das Dokument auf, oder wechsle ich zu einem Modell, das mehr verarbeiten kann?

Beide Wege haben Vor- und Nachteile. Das Aufteilen verlangt Arbeit und birgt die Gefahr, dass Zusammenhänge verloren gehen. Ein grosses Kontextfenster ist bequem, aber nicht immer verfügbar, teurer und bei sehr langen Texten nicht fehlerfrei.

Hier lernen Sie, wie Sie entscheiden und wie Sie beim Aufteilen vorgehen, damit das Ergebnis brauchbar bleibt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel klären: Wollen Sie eine Zusammenfassung, bestimmte Antworten, einen Vergleich oder eine Prüfung? Das bestimmt den Weg.
2. Länge einschätzen: Rechnen Sie, ob das Dokument ins Fenster passt, siehe Seiten im Kontextfenster abschätzen.
3. Struktur nutzen: Suchen Sie die natürliche Gliederung: Kapitel, Abschnitte, Sitzungen, Jahre. Dort sind die sinnvollsten Schnittstellen.
4. Teile bilden: Schneiden Sie das Dokument in Abschnitte, die jeweils in sich verständlich sind. Geben Sie jedem eine klare Bezeichnung.
5. Gemeinsamen Rahmen mitgeben: Schreiben Sie zu jedem Teil, worum es im ganzen Dokument geht und welche Aufgabe die KI hat.
6. Teile einzeln bearbeiten: Lassen Sie jeden Teil mit derselben Anweisung bearbeiten und speichern Sie die Ergebnisse getrennt.
7. Teilergebnisse zusammenführen: Geben Sie die Teilergebnisse (nicht die Originaltexte) in einem neuen Gespräch ein und lassen Sie daraus das Gesamtergebnis erstellen.
8. Kontrollieren: Prüfen Sie Stichproben im Original, besonders Zahlen, Namen und Daten. Wenn der Zusammenhang wichtig ist, gleichen Sie ihn selbst ab.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesen beiden Anweisungen gehen Sie in zwei Stufen vor:

Stufe 1 (für jeden Teil):
Das ist Teil [Nummer] von [Anzahl] des Dokuments «[Titel]» (Thema: [Thema]). Aufgabe: [z. B. fasse die wichtigsten Punkte in höchstens 10 Stichpunkten zusammen,
nenne alle Fristen und Beträge mit Seitenangabe]. Erfinde nichts. Wenn etwas im Text fehlt, schreibe «nicht angegeben».

Stufe 2 (neues Gespräch):
Hier sind die Zusammenfassungen von [Anzahl] Teilen des Dokuments «[Titel]»: [Teilergebnisse einfügen].
Erstelle daraus eine Gesamtzusammenfassung für [Zielgruppe] in [Länge]. Nenne Widersprüche oder Lücken zwischen den Teilen.

Passen Sie Aufgabe und Länge an. Laden Sie nur Dokumente hoch, die Sie dort verarbeiten dürfen.

Worauf Sie achten müssen

• Verlorene Zusammenhänge: Querverweise zwischen Kapiteln gehen beim Aufteilen leicht verloren. Notieren Sie sie separat.
• Doppelungen: Teile können sich überschneiden und Dinge doppelt melden.
• Fehler summieren sich: Ein Fehler in einer Teilzusammenfassung wird in der Gesamtfassung übernommen. Prüfen Sie Zwischenergebnisse.
• Modellwechsel hat Folgen: Ein anderes Modell kann anders antworten, kostet anders und hat andere Datenschutzbedingungen. Siehe KI-Modell für lange Texte.
• Grosses Fenster ist kein Allheilmittel: Bei sehr langen Texten werden Details teils schlechter erfasst, siehe Ist ein grosses Kontextfenster besser?.
• Datenschutz: Beim Aufteilen mit Online-Werkzeugen gelangen Inhalte auf fremde Server.
• Kosten: Bei Abrechnung nach Verbrauch können lange Dokumente und mehrfaches Hochladen teuer werden.

Ein Tipp für wiederkehrende Aufgaben: Legen Sie eine kleine Ordnerstruktur an. Original, Teile, Teilergebnisse und Gesamtergebnis liegen in getrennten Ordnern, und die Dateinamen enthalten Datum und Teilnummer. So können Sie später nachvollziehen, aus welchem Teil eine Aussage stammt, und bei Rückfragen schnell im Original nachsehen.

Wenn Sie ähnliche Dokumente regelmässig bearbeiten, lohnt es sich, die Anweisung für Stufe 1 als Vorlage zu speichern und mit der Zeit zu verbessern. Nach wenigen Durchläufen wissen Sie, welche Formulierungen zuverlässige Ergebnisse liefern.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin der Finanzverwaltung einer Gemeinde im Kanton Bern möchte aus einem 180-seitigen Budgetbericht die Abweichungen zum Vorjahr herausarbeiten.

Vorher: Sie lädt den ganzen Bericht hoch, bekommt eine Fehlermeldung, dann eine oberflächliche Antwort, bei der Zahlen aus der Mitte fehlen.

Nachher: Sie teilt den Bericht nach den sieben Hauptkapiteln auf und fragt bei jedem nach Abweichungen mit Seitenangabe. Die Teilergebnisse fasst sie in einem neuen Gespräch zusammen und prüft zehn Zahlen im Original. Zwei Angaben korrigiert sie von Hand.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, Aufgaben für KI klar und in sinnvolle Schritte zu gliedern, findet im Kurs Prompt Engineering von absofort eine Grundlage. Laut Beschreibung geht es um das Festlegen von Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, um die schrittweise Bearbeitung komplexer Aufgaben und um das Überarbeiten und Prüfen von Ergebnissen, in einem Online-Kurs mit Zertifikat.

Häufige Fragen

Soll ich lieber aufteilen oder das Modell wechseln?

Wenn das Dokument knapp zu gross ist und ein anderes Modell zur Verfügung steht, ist der Wechsel einfach. Bei sehr langen Dokumenten oder hohen Genauigkeitsanforderungen ist Aufteilen oft zuverlässiger.

Wie gross sollen die Teile sein?

So gross, dass sie gut ins Fenster passen und in sich verständlich sind, meist ein Kapitel oder ein Abschnitt. Bevorzugen Sie inhaltliche Grenzen statt starrer Seitenzahlen.

Kann die KI das Aufteilen selbst machen?

Die KI kann Vorschläge für eine Gliederung machen. Das eigentliche Zerlegen der Datei machen Sie mit einem PDF- oder Textprogramm.

Was, wenn Informationen über mehrere Teile verteilt sind?

Notieren Sie diese Querverbindungen und gleichen Sie sie bei der Zusammenführung ab. Fragen Sie in Stufe 2 ausdrücklich nach Widersprüchen.