Neue Spitex-Klienten aufnehmen: Checkliste mit KI

Das Problem

Der Erstbesuch bei einem neuen Klienten steht an. Die Pflegefachfrau fährt los, und erst vor Ort fällt auf: Die Telefonnummer der Tochter fehlt, der Hausschlüssel ist nicht geklärt, und niemand weiss, ob ein Patientenverfügungs-Dokument vorliegt. Zurück im Büro beginnt das Nachtelefonieren. Manches wird vergessen und fällt erst Wochen später auf.

Die Aufnahme ist ein sensibler Moment. Der Klient und seine Angehörigen sind oft unsicher, und ein chaotischer Start verstärkt das. Fehlende Unterlagen verzögern den Einsatz, und Informationen sind verstreut: ein Teil im Telefonnotiz, ein Teil auf Papier, ein Teil im System.

Eine Checkliste ordnet die organisatorischen Punkte, sodass beim Erstbesuch nichts fehlt. Die Fachpersonen legen fest, was dazugehört. KI kann helfen, die Vorlage klar zu gestalten. Sie bearbeitet aber keine Daten von Klienten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie die bisherigen Probleme. Was fehlte in den letzten Aufnahmen? Notieren Sie die häufigsten Lücken, etwa Kontaktdaten, Schlüssel, Zugang, Unterlagen.
2. Klären Sie, was dazugehört. Die Spitex-Leitung legt fest, welche organisatorischen Angaben und Unterlagen bei der Aufnahme nötig sind. Das richtet sich nach Ihren Abläufen und Vorgaben.
3. Unterscheiden Sie organisatorisch und fachlich. Diese Checkliste umfasst nur Organisatorisches. Pflegerische Abklärungen, Bedarfsabklärung und Anamnese erfolgen nach den fachlichen Standards, nicht durch die KI.
4. Lassen Sie die KI die Vorlage gestalten. Mit dem Auftrag unten entsteht eine übersichtliche Liste, aufgeteilt in «Vor dem Besuch», «Beim Besuch», «Nach dem Besuch».
5. Lassen Sie die Fachperson prüfen. Die Leitung streicht, ergänzt und gibt frei.
6. Drucken Sie sie aus oder legen Sie sie digital ab. Wichtig: Der Ort, an dem die ausgefüllten Listen aufbewahrt werden, muss geschützt sein.
7. Füllen Sie sie von Hand oder im geschützten System aus. Die KI erhält keine ausgefüllten Listen.
8. Verbessern Sie die Vorlage. Nach drei Monaten: Welche Punkte waren überflüssig, welche fehlten?

Vorlage zum Kopieren

Geben Sie keine Klientendaten ein. Die Vorlage ist allgemein und leer.

Erstelle für eine Spitex-Organisation in der Schweiz eine Checkliste für die organisatorische Aufnahme neuer Klientinnen und Klienten (leere Vorlage zum Ausfüllen, einfache Sprache).
Gliedere in: 1. Vor dem Erstbesuch, 2. Beim Erstbesuch, 3. Nach dem Erstbesuch. Berücksichtige diese Themen: Kontaktperson und Angehörige (Felder offen lassen), Zuweisung oder Auftrag (wer hat angemeldet, Datum), vorhandene Unterlagen (Liste mit Kästchen, welche Unterlagen vorliegen, Aufzählung durch die Leitung zu ergänzen), Zugang zur Wohnung und Schlüsselregelung, Notfallkontakte, Hinweise zum Datenschutz und zur Einwilligung (Platzhalter für die Texte der Organisation), Einsatzplanung, Ansprechperson in der Spitex.
Füge ein Feld «Offene Punkte» und «Verantwortlich/bis wann» hinzu. Mache keine pflegerischen oder medizinischen Vorgaben und erfinde keine Pflichtunterlagen. Kennzeichne Punkte, die die Leitung festlegen muss, mit [Leitung festlegen].

Die Leitung ergänzt die Punkte, die für Ihre Organisation verbindlich sind.

Aufbau der Checkliste

Worauf Sie achten müssen

• Gesundheitsdaten schützen: Ausgefüllte Aufnahmeunterlagen enthalten besonders schützenswerte Daten. Sie gehören nicht in allgemeine KI-Dienste. Hinweise bietet der EDÖB.
• Schweigepflicht und Einwilligung: Was an wen weitergegeben werden darf, richtet sich nach Rechtslage und Einwilligung. Klären Sie das im Einzelfall.
• Keine fachlichen Entscheide durch die KI: Bedarfsabklärung, Pflegeplanung und Einschätzungen sind Fachaufgaben.
• Respekt im Gespräch: Eine Checkliste darf den Erstbesuch nicht wie ein Verhör wirken lassen. Gehen Sie mit Ruhe und Zeit vor.
• Sprache und Verständlichkeit: Nicht alle Klienten sprechen gleich gut Deutsch. Planen Sie Hilfen ein, siehe Pflege: Sprache und KI-Übersetzung.
• Aktualität: Überprüfen Sie die Vorlage regelmässig, damit sie zu Ihren Abläufen passt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Spitex-Organisation im Zürcher Oberland nimmt jeden Monat rund 15 neue Klientinnen und Klienten auf.

Vorher: Jede Pflegefachperson hat ihren eigenen Zettel. Bei einem Erstbesuch fehlt die Notfallnummer der Angehörigen, bei einem anderen ist unklar, wer den Schlüssel hat. Die Administration muss öfter nachtelefonieren.

Nachher: Die Leitung sammelt die häufigsten Lücken und lässt mit der KI eine Checkliste mit drei Phasen gestalten. Sie ergänzt zwei Punkte aus ihren Abläufen und streicht einen, der nicht passt. Die Checkliste gehört nun zu jedem Erstbesuch. Nach drei Monaten sind Nachfragen deutlich seltener, und neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, Vorlagen und Listen mit KI klar zu beauftragen, findet im Prompt-Engineering-Kurs von absofort die Grundlagen: Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festlegen, Beispiele einsetzen und Prompts überarbeiten, unter Berücksichtigung des Datenschutzes.

Der Online-Kurs bietet ein Zertifikat, Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Pflegefachliche Inhalte sind nicht Kursbestandteil.

Häufige Fragen

Kann die KI die Bedarfsabklärung durchführen?

Nein. Die Bedarfsabklärung ist eine fachliche Aufgabe von Pflegefachpersonen und folgt anerkannten Standards. Die KI kann höchstens helfen, organisatorische Listen zu gestalten.

Dürfen wir die ausgefüllte Checkliste von der KI zusammenfassen lassen?

Das sollten Sie nicht tun. Ausgefüllte Listen enthalten Personendaten und Gesundheitsbezug. Fassen Sie sie von Hand zusammen oder nutzen Sie Funktionen Ihres geschützten Systems.

Wie lang darf die Checkliste sein?

Eine Seite, höchstens zwei. Wenn sie länger wird, wird sie nicht benutzt. Streichen Sie, was selten gebraucht wird, oder verschieben Sie es in eine zweite Liste für besondere Fälle.

Wie gehen wir mit Angehörigen um, die bei der Aufnahme dabei sein möchten?

Fragen Sie die Klientin oder den Klienten selbst, wer anwesend sein soll, und halten Sie fest, wer Kontaktperson ist und was weitergegeben werden darf. Die Checkliste enthält dafür ein Feld, das Sie im Gespräch klären.